Blog

Việc quản lý quá trình thanh lý tài sản thủ công trên sổ sách dễ dẫn đến những sai sót. Sử dụng chức năng Phiếu thanh lý trên hệ thống quản lý bảo trì CMMS.vn giúp việc thanh lý tài sản diễn ra một cách khoa học, chặt chẽ và minh bạch hơn.

Chức năng này cho phép việc theo dõi chi tiết từng bước trong quá trình thanh lý tài sản: từ khâu đề xuất, phê duyệt cho đến khi hoàn tất thanh lý. Các thông tin về lý do thanh lý, biện pháp thanh lý, giá trị thanh lý... cũng được ghi chép lại một cách rõ ràng, minh bạch.

Sử dụng chức năng Phiếu thanh lý còn giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng giám sát được hiệu quả thanh lý tài sản, từ đó có những điều chỉnh phù hợp trong chiến lược quản lý tài sản của công ty.

I. Các bước thực hiện quá trình thanh lý tài sản trên CMMS.vn

Kiểm kê và lên danh sách tài sản cần thanh lý

1. Xác định các tài sản không còn sử dụng được hoặc không cần thiết

Bước đầu tiên là kỹ thuật, bảo trì cần phối hợp với các phòng ban khác để kiểm kê, rà soát lại toàn bộ tài sản hiện có của công ty. Xác định những tài sản thỏa mãn các tiêu chí sau có thể đưa vào diện thanh lý:

• Tài sản đã hết khấu hao theo quy định
• Tài sản bị hỏng hóc không thể sửa chữa được
• Chi phí sửa chữa không có hiệu quả kinh tế
• Tài sản lạc hậu về công nghệ, không còn phù hợp so với trang thiết bị hiện đại
• Tài sản dôi dư do thay đổi mục đích sử dụng

2. Xác định thông tin chi tiết về các tài sản cần thanh lý

Đối với các tài sản được đề xuất thanh lý, cần xác định các thông tin sau:

• Tên tài sản
• Mã tài sản (nếu có)
• Ngày mua/ngày đưa vào sử dụng
• Nguyên giá và giá trị còn lại
• Tình trạng tài sản (tốt, hỏng hóc, cũ nát...)
• Lý do thanh lý
• Các thông tin bổ sung khác (nếu cần)

Làm phiếu đề xuất thanh lý

1. Tạo phiếu đề xuất thanh lý trên CMMS.vn

Sau khi hoàn tất khâu khảo sát và kiểm kê tài sản, nhân viên kỹ thuật có thể tiến hành làm phiếu đề xuất thanh lý cho từng tài sản trên hệ thống CMMS.vn.

Đầu tiên, truy cập vào mục “Tài sản - Thiết bị” => “Phiếu đề xuất thanh lý” và nhấn nút “Thêm mới” để tạo mới một Phiếu đề xuất thanh lý cho tài sản cần thanh lý.

2. Điền thông tin về loại thanh lý (bán, tặng, hủy bỏ, vv.)

Trong Phiếu thanh lý, nhân viên cần điền đầy đủ các thông tin về tài sản cần thanh lý như:

• Tên tài sản
• Mã tài sản
• Thuộc đơn vị quản lý nào
• Ngày mua, nguyên giá, giá trị còn lại
• Tình trạng tài sản

Đặc biệt, cần chỉ rõ phương thức thanh lý dự kiến như:

• Bán: Bán tài sản cũ để thu hồi một phần vốn
• Tặng: Tặng tài sản cho đối tác/khách hàng hoặc các tổ chức xã hội
• Tháo dỡ lấy phụ tùng: Tháo rời tài sản để lấy các bộ phận, phụ kiện còn sử dụng được.
• Thải bỏ: Đối với tài sản hỏng hóc không thể sử dụng, không lấy phụ tùng được nữa thì tiến hành thải bỏ.

3. Ghi rõ lý do và mô tả chi tiết cho việc thanh lý

Ngoài các thông tin cơ bản, Phiếu thanh lý cần ghi rõ lý do thanh lý cũng như mô tả chi tiết hiện trạng, tình trạng của tài sản. Điều này giúp các cấp lãnh đạo xem xét và quyết định thanh lý một cách căn cơ.

Xem xét và phê duyệt đề xuất thanh lý

1. Gửi phiếu đề xuất thanh lý đến các cấp phòng ban liên quan

Sau khi hoàn thành phiếu đề xuất thanh lý cho tài sản, nhân viên kỹ thuật sẽ chuyển phiếu này đến các phòng ban liên quan để xin ý kiến. Các phòng ban liên quan có thể bao gồm:

• Phòng Kế toán: Ý kiến về tính hợp lý của phương án thanh lý, dự toán giá trị thu được từ thanh lý.
• Phòng Kinh doanh: Xem xét tính cần thiết của tài sản đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Ban Giám đốc: Quyết định cuối cùng về phương án thanh lý.

2. Các cấp phòng ban xem xét và phê duyệt đề xuất thanh lý

Các phòng ban nhận được phiếu đề xuất sẽ nghiên cứu và đưa ra các ý kiến thẩm định về tính cần thiết và hiệu quả của phương án thanh lý.

Nếu đa số các phòng ban đồng ý với đề xuất thanh lý thì phiếu sẽ được chuyển lên Ban Giám đốc xem xét và ra quyết định cuối cùng.

Thực hiện thanh lý tài sản

1. Chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc thanh lý tài sản

Sau khi có quyết định phê duyệt thanh lý từ Ban Giám đốc, kỹ thuật và các bộ phận liên quan cần chuẩn bị các thủ tục pháp lý, hồ sơ cần thiết để tiến hành thanh lý tài sản:

• Hợp đồng bán tài sản
• Biên bản bàn giao tài sản
• Các thủ tục về môi trường đối với trường hợp thải bỏ tài sản
• Các biên bản nghiệm thu, bàn giao khác

2. Tiến hành thanh lý tài sản theo quy trình đã được quy định

Thực hiện thanh lý tài sản theo đúng phương thức đã được phê duyệt, bao gồm:

• Bán tài sản: Ký hợp đồng, lập phiếu thu, xuất hóa đơn và chuyển giao tài sản cho bên mua.
• Tặng tài sản: Lập phiếu bàn giao tài sản và biên bản bàn giao cho đơn vị được tặng.
• Tháo dỡ lấy phụ tùng: Thực hiện tháo rời, kiểm đếm và xử lý phụ tùng thu được.
• Thải bỏ: Vận chuyển tài sản đến địa điểm thải bỏ, lập biên bản về khối lượng và loại tài sản thải bỏ.

Trong suốt quá trình này, nhân viên kỹ thuật cần giám sát chặt chẽ, đảm bảo thanh lý đúng quy định và thu được kết quả tốt nhất.

Nhập phiếu thanh lý trên hệ thống CMMS.vn

1. Cập nhật thông tin về quá trình thanh lý tài sản trên CMMS.vn

Sau khi hoàn thành việc thanh lý tài sản, kỹ thuật viên sẽ cập nhật lại phiếu thanh lý điện tử trên CMMS.vn, bao gồm các thông tin:

• Ngày thanh lý thực tế
• Giá trị thu được từ thanh lý
• Trạng thái thanh lý: Đã bán/đã tặng/đã tháo dỡ/đã thải bỏ
• Ghi chú về kết quả thanh lý

Những thông tin này giúp doanh nghiệp theo dõi được hiệu quả của việc thanh lý tài sản.

2. Ghi nhận các thông tin liên quan như ngày thanh lý, giá trị thanh lý, vv.

Các chứng từ, biên bản, hợp đồng liên quan đến việc thanh lý cũng sẽ được scan hoặc upload lên CMMS để lưu trữ. Những thông tin này đảm bảo tính minh bạch cho quá trình thanh lý tài sản.

II. Hoàn tất quá trình thanh lý tài sản trên CMMS.vn

Xác nhận hoàn tất quá trình thanh lý

Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin về kết quả thanh lý tài sản, phòng Kỹ thuật sẽ chuyển phiếu thanh lý về trạng thái “Hoàn thành” trên hệ thống CMMS.vn.

Điều này thể hiện quá trình thanh lý đã kết thúc, tài sản chính thức thuộc diện đã thanh lý.

Cập nhật trạng thái tài sản đã được thanh lý trên CMMS.vn

Thông tin về tài sản cũng sẽ được cập nhật trạng thái “Đã thanh lý”, không còn thuộc danh mục tài sản quản lý của đơn vị.

Việc này tránh tình trạng quên sót tài sản đã thanh lý nhưng vẫn tồn tại trong hệ thống quản lý.

III. Lợi ích của việc sử dụng chức năng Phiếu thanh lý trên CMMS.vn

Tăng tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh lý tài sản

Chức năng Phiếu thanh lý điện tử giúp lập và lưu trữ đầy đủ thông tin về quá trình thanh lý tài sản. Các bước thanh lý đều phải thông qua phê duyệt nên tăng tính chặt chẽ, tránh sai sót.

Những thông tin về nguyên giá, giá trị còn lại, giá bán... cũng đều rõ ràng, minh bạch. Kiểm soát viên và các cơ quan chức năng có thể dễ dàng giám sát.

Tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc quản lý tài sản

Tất cả các bước và thông tin liên quan đến thanh lý tài sản được quản lý một cách hệ thống trên CMMS. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi hoặc tìm kiếm lại thông tin khi cần, không phải bỏ thời gian lục lọi sổ sách như thủ công.

Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp.

Tạo điều kiện cho việc theo dõi và báo cáo về quá trình thanh lý tài sản

Thông tin được cập nhật chi tiết trên hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, phân tích kết quả thanh lý tài sản.

Các báo cáo về giá trị thu hồi, loại tài sản thanh lý nhiều/ít... sẽ giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả công tác thanh lý, từ đó có các quyết định, điều chỉnh phù hợp về quản lý tài sản sau này.

IV. Kết luận

Chức năng Phiếu thanh lý trên phần mềm quản trị bảo trì CMMS.vn có vai trò quan trọng trong việc quản lý quá trình thanh lý tài sản. Tính năng này giúp quản lý khoa học, chặt chẽ và minh bạch toàn bộ các khâu như đề xuất, thẩm định, thực hiện cho đến khi hoàn tất thanh lý tài sản.

Ưu điểm của việc sử dụng chức năng Phiếu thanh lý bao gồm tăng tính chính xác, minh bạch cho công tác thanh lý tài sản, tiết kiệm thời gian và nỗ lực quản lý cho doanh nghiệp. Đồng thời việc thanh lý được ghi chép đầy đủ cũng tạo điều kiện thuận lơi cho công tác báo cáo, phân tích đánh giá hiệu quả thanh lý tài sản.

Với những lợi ích và tính năng ưu việt nêu trên, chức năng Phiếu thanh lý trên phần mềm CMMS.vn đáng được khuyến nghị áp dụng trong mọi doanh nghiệp. Đây chắc chắn là công cụ hữu ích giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và nâng cao hiệu quả, tính minh bạch cho quá trình thanh lý tài sản của doanh nghiệp.