Blog

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện công tác kiểm kê tài sản thiết bị theo cách thủ công truyền thống. Điều này không chỉ tốn nhiều thời gian, công sức mà còn dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng tới tính chính xác của thông tin về tài sản thiết bị.

Sự quan trọng của kiểm kê tài sản thiết bị trong quản lý doanh nghiệp

Tài sản thiết bị là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm đúng mức tới công tác quản lý và kiểm kê tài sản thiết bị.

Việc kiểm kê tài sản thiết bị một cách định kỳ giúp doanh nghiệp nắm được thực trạng tài sản của mình, làm cơ sở ra quyết định đầu tư mua sắm bổ sung hay thay thế tài sản hỏng hóc, lỗi thời. Ngoài ra, kiểm kê tài sản còn giúp phát hiện các sai sót hoặc thiếu hụt tài sản, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.

Tính chính xác của thông tin tài sản thiết bị

Thông tin về tài sản thiết bị cần chính xác và cập nhật thường xuyên. Những thông tin như tên tài sản, số hiệu, nhãn hiệu, ngày mua/sử dụng, tình trạng hoạt động... nếu không được ghi chép và cập nhật chính xác sẽ ảnh hưởng lớn tới hiệu quả quản lý.

• Thông tin sai lệch dẫn tới việc đánh giá quá thấp hay quá cao giá trị tài sản thực tế.
• Không nắm được tình trạng các thiết bị, khó khăn trong quyết định mua sắm, sửa chữa, bổ sung, thay thế...
• Phân bổ ngân sách sửa chữa bảo dưỡng, đầu tư mua mới không hiệu quả.
• Quá trình sử dụng tài sản khó kiểm soát, phát sinh rủi ro mất mát, ảnh hưởng hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vì vậy, kiểm kê tài sản cần được thực hiện thường xuyên và hiệu quả để đảm bảo nắm bắt được thông tin chính xác và cập nhật về tài sản thiết bị của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Ngoài tính chính xác, vấn đề thời gian và công sức bỏ ra trong quá trình kiểm kê cũng vô cùng quan trọng. Với cách thủ công truyền thống, các bước như đi đếm kiểm tra tài sản, ghi chép tình trạng tài sản, nhập thông tin vào sổ sách... đều mất rất nhiều thời gian và công sức.

• Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng tài sản nhiều, việc thực hiện kiểm kê thủ công càng khó khăn và kém hiệu quả.
• Việc kiểm kê thủ công dễ bị sai sót do số lượng lớn thông tin cần xử lý, công tác kiểm kê thường xuyên bị bỏ qua, dẫn tới tình trạng kém nắm bắt thông tin về tài sản thiết bị.

Do vậy, doanh nghiệp cần ứng dụng các giải pháp công nghệ để giúp giảm tải trong khâu kiểm kê tài sản, tiết kiệm thời gian và công sức cho công việc này.

I. Quản lý Tài Sản Thiết bị trên CMMS.vn và lợi ích

CMMS.vn là phần mềm quản lý bảo trì và tài sản thiết bị được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm cung cấp tính năng quản lý tài sản thiết bị một cách hiệu quả.

Tổng quan về tính năng Quản lý Tài sản Thiết bị trên CMMS.vn

• Lập lịch và kế hoạch kiểm kê tự động
• Định vị và xác định tài sản nhờ quét mã QR code
• Lưu trữ thông tin về tình trạng hiện tại của tài sản
• Lập phiếu kiểm kê và lưu trữ giấy tờ điện tử
• Cung cấp báo cáo chi tiết về kết quả kiểm kê

Lợi ích của tính năng Quản lý Tài sản Thiết bị trên CMMS.vn

• Tăng tính chính xác và độ tin cậy của thông tin tài sản
• Quản lý tình trạng và vị trí tài sản hiệu quả
• Tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kiểm kê
• Tự động hóa và khoa học hóa quy trình kiểm kê
• Lưu trữ kết quả kiểm kê, dễ dàng tra cứu và báo cáo

II. Chức năng Lập phiếu kiểm kê trên CMMS.vn

Lên kế hoạch kiểm kê

Lên kế hoạch kiểm kê là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo việc kiểm kê được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả. Tính năng Lập phiếu kiểm kê trên CMMS.vn cung cấp đầy đủ các công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch.

Quá trình lên kế hoạch kiểm kê trên CMMS.vn

• Xác định phạm vi kiểm kê: toàn bộ hay một phần tài sản
• Đặt chu kỳ kiểm kê định kỳ hàng ngày/tuần/tháng/năm
• Đặt lịch cụ thể cho từng đợt kiểm kê sắp tới
• Phân công người thực hiện kiểm kê
• Lựa chọn hình thức kiểm kê: toàn diện hay chọn mẫu
• Xác định các tiêu chí đánh giá và phương pháp kiểm kê chi tiết

Cách đặt thời gian, tần suất và phạm vi kiểm kê

Trên CMMS.vn, người quản lý có thể lên kế hoạch kiểm kê linh hoạt, phù hợp với thực tế hoạt động của đơn vị.

• Các tham số về thời gian, tần suất (hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm...) và phạm vi (tất cả hay chỉ một nhóm/loại tài sản nhất định) đều có thể tùy chỉnh.
• Hệ thống cho phép đặt lịch lặp lại đối với các đợt kiểm kê định kỳ.
• Cũng có thể lên lịch kiểm kê đột xuất khi cần thiết, ví dụ khi bàn giao tài sản, chuyển đổi vị trí tài sản...

Tính năng nhắc nhở và thông báo để đảm bảo việc kiểm kê được thực hiện đúng tiến độ

• Hệ thống tự động gửi thông báo, email và tin nhắn trước thời điểm kiểm kê để nhắc nhở người phụ trách.
• Trong suốt quá trình kiểm kê, có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo việc kiểm kê diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Quản lý có thể dễ dàng giám sát tiến độ thực hiện của các đợt kiểm kê được lên lịch.

Nhờ vậy, việc lên lịch và giám sát tiến độ kiểm kê trên CMMS.vn trở nên dễ dàng và hiệu quả. Từ đó, nâng cao tính kỷ luật và nghiêm túc trong công tác kiểm kê tại doanh nghiệp.

Khoa học hóa việc kiểm kê

• Đặt chu kỳ định kỳ phù hợp
• Đánh giá dựa trên các tiêu chí cụ thể
• Khắc phục tình trạng bỏ qua hoặc kiểm kê sơ sài
• Xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng đợt kiểm kê

Việc khoa học hóa giúp tạo ra nề nếp, kỷ cương cho công tác kiểm kê thay vì thực hiện cảm tính như trước đây. 

Sau khi lên kế hoạch, bước tiếp theo là triển khai thực hiện việc kiểm kê tài sản. Chức năng Lập phiếu kiểm kê của CMMS.vn cung cấp đầy đủ các công cụ hỗ trợ.

Hướng dẫn cách thực hiện kiểm kê bằng chức năng Lập phiếu kiểm kê trên CMMS.vn

• Bước 1: Mở ứng dụng/phần mềm CMMS.vn trên thiết bị di động (điện thoại/máy tính bảng)
• Bước 2: Trong mục “Tài sản - Thiết bị” > “Phiếu kiểm kê TS - TB”
• Bước 3: Chọn phạm vi kiểm kê (tất cả hay nhóm/loại tài sản cụ thể)
• Bước 4: Quét mã QR code để định vị và nhận diện tài sản
• Bước 5: Kiểm tra/cập nhật thông tin tình trạng tài sản
• Bước 6: Hoàn tất và lưu thông tin kiểm kê

Quá trình quét mã QR bằng điện thoại để xác định và định vị tài sản thiết bị

• Mỗi tài sản thiết bị trong hệ thống đều được dán mã QR code để nhận diện.
• Khi tiến hành kiểm kê, nhân viên chỉ cần dùng điện thoại quét mã QR của tài sản.
• Hệ thống tự động hiển thị thông tin chi tiết của tài sản trên màn hình điện thoại/máy tính bảng.
• Nhờ đó, có thể dễ dàng xác định chính xác tài sản cần kiểm kê mà không cần nhập thông tin thủ công.

Kiểm tra thông tin chi tiết của tài sản để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ

Sau khi quét QR code để nhận diện tài sản, người dùng có thể kiểm tra lại các thông tin như:

• Tên và mã số tài sản
• Nhãn hiệu, xuất xứ, ngày sản xuất
• Ngày mua, ngày bắt đầu sử dụng
• Cấu hình, thông số kỹ thuật
• Giá trị đầu tư ban đầu
• Bộ phận và vị trí đặt hiện tại
• Các thông tin khác

Nếu phát hiện thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ, người kiểm kê có thể chủ động cập nhật, bổ sung ngay trên CMMS.vn.

Nhờ đó đảm bảo thông tin về tài sản thiết bị trong hệ thống luôn được kiểm tra và cập nhật mới nhất. Từ đó nâng cao độ chính xác và đầy đủ của cơ sở dữ liệu tài sản.

Cập nhật thông tin về tình trạng tài sản (nếu có) để ghi nhận sự thay đổi

Bên cạnh việc kiểm tra thông tin, mục tiêu quan trọng của kiểm kê là nắm bắt, cập nhật tình trạng thực tế của tài sản tại thời điểm kiểm kê.

Các thông tin cần cập nhật bao gồm:

• Tình trạng hoạt động (tốt, hỏng hóc nhẹ/nặng...)
• Tồn tại lỗi/sự cố gì cụ thể
• Đang trong quá trình sửa chữa/bảo dưỡng
• Bị mất mát, thiếu hụt, hư hỏng do nguyên nhân gì

Nhân viên kiểm kê sẽ kiểm tra kỹ tình trạng thực tế của tài sản. Sau đó cập nhật các thông tin cần thiết lên hệ thống.

• Giúp nắm được tình trạng và khả năng hoạt động của tài sản
• Phát hiện sớm các vấn đề cần khắc phục để đảm bảo duy trì hoạt động
• Là cơ sở để lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế tài sản

Cách lưu thông tin kiểm kê lên phiếu kiểm kê sẵn có hoặc tạo mới phiếu kiểm kê

Sau khi quét mã QR và kiểm tra, cập nhật thông tin tài sản, người dùng có thể lựa chọn:

• Ghi lại kết quả kiểm kê vào phiếu kiểm kê đã được tạo từ trước theo lịch kiểm kê định kì
• Hoặc tạo mới phiếu kiểm kê cho trường hợp kiểm kê bất thường/đột xuất

Dữ liệu kiểm kê sẽ được lưu lại trên hệ thống dưới dạng phiếu kiểm kê điện tử. Người dùng cũng có thể đính kèm thêm hình ảnh, file để lưu bằng chứng.

Việc lưu trữ điện tử giúp lưu giữ kết quả kiểm kê một cách khoa học và an toàn. Đồng thời hỗ trợ việc truy xuất, tra cứu sau này.

Hoàn thành kiểm kê

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, cập nhật thông tin và lập phiếu kiểm kê cho từng tài sản, cần thực hiện các bước sau để hoàn thành quá trình:

Quá trình hoàn thành kiểm kê trên CMMS.vn

• Bước 1: Kiểm tra lại thông tin trên phiếu kiểm kê điện tử, đảm bảo đã cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết.
• Bước 2: Xuất file PDF phiếu kiểm kê và lưu lại để có bản giấy tờ lưu trữ.
• Bước 3: Hoàn thành phiếu kiểm kê và đánh dấu trạng thái hoàn thành trên hệ thống
• Bước 4: Lập biên bản kiểm kê tổng hợp, xác nhận kết quả kiểm kê

Nhờ sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ, quy trình kiểm kê được thực hiện nhanh chóng, chính xác và khoa học hơn. Đồng thời việc lưu trữ và quản lý kết quả kiểm kê cũng trở nên đơn giản, thuận tiện hơn rất nhiều.

Hướng dẫn cách xem lại thông tin kiểm kê và kiểm tra tính đầy đủ và chính xác

• Tất cả thông tin kiểm kê được lưu lại trên hệ thống dưới dạng phiếu kiểm kê điện tử.
• Có thể dễ dàng tra cứu lại phiếu kiểm kê của từng tài sản để xem chi tiết.
• Kiểm tra tính đầy đủ của các thông tin bắt buộc.
• Đối chiếu với thực tế để đảm bảo tính chính xác của các thông tin đã cập nhật.
• Trường hợp phát hiện thiếu sót có thể chủ động sửa đổi và bổ sung.

Nhờ khả năng lưu trữ và tra cứu thông tin một cách khoa học, việc kiểm kê được thực hiện một cách chi tiết và chặt chẽ hơn. Điều này giúp nâng cao độ tin cậy của kết quả sau kiểm kê.

III. Lợi ích của chức năng Lập phiếu kiểm kê trên CMMS.vn

Tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin về tài sản thiết bị

Chức năng Lập phiếu kiểm kê của phần mềm quản lý CMMS.vn mang lại nhiều lợi ích và Tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin về tài sản thiết bị

Chức năng Lập phiếu kiểm kê của phần mềm quản lý CMMS.vn mang lại nhiều lợi ích, trong đó nổi bật là tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin về tài sản thiết bị.

• Việc sử dụng công nghệ quét mã QR code giúp xác định chính xác từng tài sản, tránh nhầm lẫn.
• Các thông tin như tên tài sản, xuất xứ, ngày mua... được kiểm tra và cập nhật mới nhất.
• Tình trạng thực tế của tài sản cũng được kiểm tra kỹ lưỡng và cập nhật trung thực.
• Việc lưu trữ điện tử các phiếu kiểm kê giúp dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần.

Nhờ đó, thông tin về tài sản thiết bị trên hệ thống sẽ luôn đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng thực trạng. Đây chính là nền tảng quan trọng cho mọi hoạt động quản lý và ra quyết định hiệu quả.

Quản lý tình trạng và vị trí tài sản hiệu quả

Chức năng Lập phiếu kiểm kê cũng hỗ trợ quản lý tình trạng và vị trí của tài sản một cách hiệu quả.

Trong quá trình kiểm kê, tình trạng thực tế của tài sản sẽ được kiểm tra và cập nhật cụ thể. Nhờ đó, có thể nắm bắt được:

• Tài sản đang ở trạng thái hoạt động tốt hay gặp sự cố
• Các lỗi cụ thể của tài sản (nếu có)
• Tài sản có đúng tại vị trí quy định hay không

Thông qua đó có thể đưa ra các quyết định xử lý kịp thời, đúng đắn như:

• Lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để khôi phục tài sản
• Di dời, điều chuyển tài sản về đúng vị trí quy định
• Xử lý tài sản hỏng hóc không thể sử dụng được

Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài sản thiết bị của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kiểm kê

So với cách thức kiểm kê thủ công truyền thống, chức năng Lập phiếu kiểm kê của CMMS.vn mang lại hiệu quả rõ rệt về mặt thời gian và công sức cho hoạt động này.

• Chỉ cần quét mã QR code là có thể xác định và nhận diện chính xác tài sản mà không cần nhập liệu thủ công.
• Các thông tin chi tiết về tài sản cũng được tự động hiển thị để kiểm tra và cập nhật.
• Việc lập phiếu kiểm kê và lưu trữ thông tin cũng được tự động hóa, thuận tiện hơn.

Nhân viên không phải bỏ nhiều thời gian, công sức cho khâu nhập liệu và lưu trữ. Thay vào đó, có thể tập trung vào công việc kiểm tra và cập nhật thông tin một cách chi tiết.

Tự động hóa và khoa học hóa quy trình kiểm kê

Một ưu điểm rất lớn nữa là tính năng Lập phiếu kiểm kê giúp tự động hóa và khoa học hóa quy trình kiểm kê tài sản.

Thay vì thực hiện thủ công, trực quan, thiếu khoa học và yếu tố quản lý như trước đây. Kiểm kê được thực hiện theo một quy trình chuẩn mực gồm:

• Lên kế hoạch chi tiết, khoa học
• Xác định định danh và định vị tài sản chính xác
• Theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện
• Số hóa việc thu thập và lưu trữ thông tin
• Tự động tạo ra các báo cáo, thống kê

Cách tiếp cận mới mang tính hệ thống này giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác kiểm kê. Tạo ra sự chuyển biến mạnh mẽ, đột phá trong việc quản lý tài sản thiết bị của doanh nghiệp.

Lưu trữ kết quả kiểm kê, dễ dàng tra cứu và báo cáo

Ưu điểm cuối cùng cũng rất quan trọng là chức năng Lập phiếu kiểm kê đảm bảo việc lưu trữ kết quả kiểm kê một cách khoa học. Đồng thời rất dễ dàng cho việc tra cứu và báo cáo.

• Các phiếu kiểm kê được số hóa và lưu trữ trên hệ thống dưới dạng file điện tử.
• Thông tin có thể truy xuất và tra cứu nhanh chóng, thuận tiện, không sợ bị thất lạc hay hư hỏng theo thời gian.
• Hệ thống cũng tự động tổng hợp số liệu và thông tin để tạo các báo cáo về kết quả kiểm kê.
• Việc chia sẻ, báo cáo thông tin cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng mà không tốn nhiều thời gian, công sức.

Nhờ vậy, giá trị của thông tin sau kiểm kê được khai thác và phát huy một cách tối đa. Giúp cải thiện đáng kể hiệu quả quản trị và điều hành doanh nghiệp.

IV. Kết luận

Chức năng Lập phiếu kiểm kê Tài Sản Thiết bị trên phần mềm CMMS.vn cung cấp một giải pháp tối ưu cho công tác kiểm kê. Với nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin tài sản
• Tiết kiệm thời gian và công sức cho quá trình kiểm kê
• Tự động hóa và khoa học hóa quy trình kiểm kê
• Dễ dàng lưu trữ và tra cứu thông tin sau kiểm kê

Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tài sản thiết bị một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Từ đó hoạt động sản xuất kinh doanh được nâng cao và mang lại nhiều giá trị hơn.