Blog

Hệ thống quản lý tài sản giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp. Vậy hệ thống quản lý tài sản là gì? Tại sao các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống này? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý tài sản và top 5 phần mềm quản lý tài sản tốt nhất hiện nay.

Hệ thống quản lý Tài sản là gì?

Khái niệm và mục đích của hệ thống quản lý Tài sản.

1. Khái niệm:

Hệ thống quản lý tài sản (Asset Management System) là phần mềm giúp quản lý chi tiết các tài sản của doanh nghiệp như: tòa nhà, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...trên nền tảng công nghệ thông tin.

Hệ thống cho phép theo dõi tình trạng, vị trí, tuổi thọ của từng tài sản. Từ đó, hỗ trợ ra quyết định mua mới, bảo trì, thay thế tài sản phù hợp với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp.

2. Mục đích:

• Quản lý danh mục tài sản chặt chẽ, chi tiết đến từng tài sản.
• Hỗ trợ lập kế hoạch & ngân sách mua sắm, bảo trì tài sản hợp lý.
• Theo dõi tình trạng vận hành, tuổi thọ của tài sản.
• Đề xuất thời điểm thay thế tài sản phù hợp.
• Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản để đưa ra quyết định đầu tư.
• Giảm thiểu rủi ro, tổn thất do tài sản hỏng hóc.

Như vậy, hệ thống quản lý tài sản giúp nâng cao hiệu quả sử dụng và kéo dài tuổi thọ tài sản thông qua việc quản lý chặt chẽ.

Tại sao doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống quản lý tài sản?

Có hai lý do chính khiến doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng hệ thống quản lý tài sản:

• Giải quyết các thách thức trong quản lý tài sản thủ công
• Tối đa hóa giá trị và hiệu quả hoạt động

1. Giải quyết các thách thức trong quản lý tài sản thủ công

Quản lý tài sản thủ công dễ dẫn đến các vấn đề sau:

• Thiếu kiểm soát: Khó kiểm tra tình trạng, vị trí tài sản thường xuyên.
• Thiếu tính chính xác: Dữ liệu tài sản dễ bị sai sót do nhập liệu thủ công.
• Khó xác định nhu cầu bảo trì: Khó dự đoán hỏng hóc để lên kế hoạch bảo trì.
• Tốn kém chi phí: Ít có cơ sở để lập ngân sách hợp lý cho tài sản.
• Khó khăn trong việc ra quyết định: Thiếu dữ liệu đầu vào để đánh giá tài sản.

Hệ thống quản lý tài sản giải quyết các vấn đề trên thông qua việc cung cấp thông tin chi tiết, chính xác về tài sản. Qua đó hỗ trợ ra quyết định đầu tư, mua sắm, bảo trì phù hợp.

2. Tối đa hóa giá trị và hiệu quả hoạt động

Hệ thống quản lý tài sản mang lại các lợi ích sau:

• Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản: Kéo dài tuổi thọ, tối đa hóa công suất hoạt động.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng không cần thiết.
• Hỗ trợ đầu tư, mua sắm hiệu quả: Mua đúng tài sản cần thiết với giá tốt nhất.
• Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sớm hỏng hóc để có biện pháp xử lý.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Vận hành hiệu quả hơn các đối thủ cùng ngành.

Như vậy, hệ thống quản lý tài sản là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Vì sao Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý Tài sản?

Những thách thức mà doanh nghiệp đối mặt khi không sử dụng phần mềm quản lý Tài sản

Khi không sử dụng phần mềm quản lý, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các thách thức sau:

1. Quản lý thủ công, thiếu chuyên nghiệp

• Ghi chép, cập nhật thông tin tài sản bằng tay dễ bị sai sót.
• Khó quản lý khi số lượng tài sản lớn, phân bổ nhiều nơi.
• Quy trình quản lý phức tạp, kém minh bạch.

2. Thiếu tính chính xác trong thống kê, báo cáo

• Thống kê tài sản thủ công dễ có sai sót.
• Báo cáo tình hình sử dụng tài sản không khách quan.
• Khó đánh giá chính xác tình trạng, giá trị tài sản.

3. Khó lập kế hoạch và đề xuất ngân sách hợp lý

• Thiếu dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa.
• Khó đề xuất mức ngân sách phù hợp cho từng loại tài sản.
• Khả năng lãng phí, thất thoát tài sản cao.

Như vậy, doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm quản lý tài sản để khắc phục các thách thức trên.

Lợi ích và giá trị mà phần mềm quản lý Tài sản mang lại cho doanh nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian nhờ quản lý tập trung, tự động

• Quản lý tài sản
• Quản lý tài sản tập trung trên hệ thống thay vì nhiều bảng tính, sổ sách.
• Tự động hóa các công việc như nhập liệu, cập nhật, tính toán thống kê.
• Giảm thời gian cho công việc văn phòng, quản lý để tập trung vào công việc quan trọng hơn.

2. Chính xác hơn nhờ cập nhật và phân tích thông tin tự động

• Hệ thống tự động cập nhật thông tin mới về tài sản, tránh sai sót thủ công.
• Thống kê, phân tích chính xác hiện trạng và giá trị của tài sản.
• Cung cấp báo cáo trực quan, dễ hiểu.

3. Quản lý tài sản chặt chẽ, khoa học

• Theo dõi từng tài sản tới từng chi tiết như tình trạng, vị trí, thời gian sử dụng...
• Dự đoán chính xác thời điểm bảo trì, thay thế tài sản.
• Đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng của từng tài sản.

4. Hỗ trợ ra quyết định đầu tư hiệu quả

• Đề xuất mua sắm, thay thế tài sản dựa trên dữ liệu thực tế.
• Lập ngân sách cho từng tài sản một cách hợp lý.
• So sánh hiệu quả của các phương án đầu tư để lựa chọn tối ưu.

Như vậy, phần mềm quản lý tài sản mang lại nhiều giá trị và lợi ích thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm để nâng cao năng lực quản lý và hiệu quả hoạt động.

Top 5 phần mềm quản lý Tài sản tốt nhất hiện nay

CMMS.vn

1. Tính năng của CMMS.vn

CMMS.vn là phần mềm quản lý bảo trì và tài sản doanh nghiệp được phát triển bởi Công ty Cổ phần Workit.

Một số tính năng nổi bật:

• Quản lý danh mục tài sản: tòa nhà, máy móc, thiết bị, phương tiện...
• Lập lịch bảo trì định kỳ, theo tình trạng thực tế.
• Quản lý chi phí sửa chữa, bảo trì tài sản.
• Theo dõi lịch sử sửa chữa của từng tài sản.
• Cảnh báo tài sản sắp hết hạn bảo hành, bảo trì.
• Thống kê, phân tích hiệu quả sử dụng tài sản.
• Quản lý hợp đồng, nhà cung cấp dịch vụ bảo trì.

2. Lợi ích của CMMS.vn cho doanh nghiệp

• Giảm thiểu chi phí bảo trì không cần thiết.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
• Rút ngắn thời gian dừng hoạt động vì sửa chữa.
• Thuận tiện tra cứu thông tin tài sản.
• Cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.

3. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô

Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn, có lượng tài sản lớn cần quản lý như:

• Nhà máy, khu công nghiệp
• Bệnh viện, trường học
• Khách sạn, khu nghỉ dưỡng
• Tòa nhà văn phòng
• Doanh nghiệp quy mô từ nhỏ cho tới đa ngành

Speedmaint

1. Tính năng của Speedmaint

Speedmaint là phần mềm quản lý bảo trì và tài sản của Công ty TNHH MTV phần mềm SpeedMaint.

Một số tính năng chính:

• Quản lý các loại tài sản như: thiết bị, phương tiện, máy móc...
• Lập kế hoạch bảo trì tài sản định kỳ và đột xuất.
• Quản lý các yêu cầu, phiếu sửa chữa tài sản.
• Quản lý kho, vật tư phục vụ bảo trì.
• Quản lý công việc và chi phí bảo trì, sửa chữa.
• Thống kê, phân tích tình hình sử dụng tài sản.
• Cảnh báo tài sản bảo trì đến hạn, hết hạn bảo hành.

2. Lợi ích của Speedmaint cho doanh nghiệp

• Nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tiết kiệm chi phí bảo trì nhờ lập kế hoạch hợp lý.
• Cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác ra quyết định.
• Rút ngắn thời gian xử lý sự cố, hỏng hóc.
• Gia tăng tuổi thọ của tài sản.

3. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô

Phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng tài sản vừa và lớn cần quản lý như:

• Nhà máy sản xuất
• Công ty xây dựng
• Bệnh viện, trường học
• Siêu thị, trung tâm thương mại

Faceworks

1. Tính năng của Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý tài sản và bảo trì của Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT.

Một số tính năng nổi bật:

• Quản lý chi tiết thông tin tài sản.
• Quản lý kho vật tư, cung cấp vật tư sửa chữa.
• Lập kế hoạch và lịch bảo trì tài sản định kỳ.
• Quản lý công việc và chi phí bảo trì, sửa chữa.
• Cảnh báo tài sản sắp hết hạn bảo trì, bảo hành.
• Thống kê và phân tích tình hình sử dụng tài sản.
• Quản lý các hợp đồng bảo trì với nhà thầu.

2. Lợi ích của Faceworks cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí bảo trì nhờ quản lý chặt chẽ.
• Giảm thiểu thời gian chết máy vì sửa chữa.
• Nâng cao tuổi thọ và hiệu quả khai thác tài sản.
• Cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác ra quyết định.
• Quy trình bảo trì chuyên nghiệp, khoa học.

3. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô

Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến vừa như:

• Xưởng sản xuất nhỏ
• Cửa hàng, cửa hiệu
• Văn phòng công ty nhỏ
• Trường học, bệnh viện quy mô nhỏ

1Office

1. Tính năng của 1Office

1Office là phần mềm quản lý tài sản và bảo trì được phát triển bởi Công ty Phần mềm 1Office.

Các tính năng chính:

• Quản lý thông tin chi tiết các loại tài sản.
• Lập kế hoạch và lịch trình bảo trì tài sản.
• Quản lý công việc và chi phí bảo trì, sửa chữa.
• Cảnh báo tài sản sắp hết hạn bảo trì, bảo hành.
• Thống kê và phân tích tình hình sử dụng tài sản.
• Quản lý kho vật tư, cung cấp vật tư sửa chữa.

2. Lợi ích của 1Office cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm thời gian nhờ quản lý tập trung.
• Giảm thiểu chi phí bảo trì nhờ lập kế hoạch hợp lý.
• Nâng cao tuổi thọ và hiệu quả khai thác tài sản.
• Hỗ trợ ra quyết định đầu tư tài sản hiệu quả.
• Cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.

3. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô

Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa như:

• Văn phòng công ty nhỏ
• Nhà hàng, khách sạn nhỏ
• Trường học, bệnh viện quy mô nhỏ
• Cửa hàng, cửa hiệu

Misa Amis Asset

1. Tính năng của Misa Amis Asset

Misa Amis Asset là phần mềm quản lý tài sản và bảo trì của Công ty Phần mềm Misa.

Một số tính năng chính:

• Quản lý chi tiết thông tin về tài sản.
• Lập kế hoạch và lịch bảo trì tài sản định kỳ.
• Quản lý công việc và chi phí bảo trì, sửa chữa.
• Cảnh báo tài sản sắp hết hạn
• Cảnh báo tài sản sắp hết hạn bảo trì, bảo hành.
• Thống kê và phân tích tình hình sử dụng tài sản.
• Quản lý kho vật tư, cung cấp vật tư sửa chữa.
• Quản lý các hợp đồng bảo trì với nhà thầu.

2. Lợi ích của Misa Amis Asset cho doanh nghiệp

• Nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tiết kiệm chi phí bảo trì nhờ lập kế hoạch hợp lý.
• Tăng tuổi thọ và năng suất khai thác tài sản.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng tài sản.
• Cung cấp thông tin phục vụ công tác ra quyết định.

3. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô

Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn như:

• Tập đoàn, tổng công ty đa ngành
• Doanh nghiệp nhà nước
• Tổ chức tài chính ngân hàng
• Bệnh viện, trường học quy mô lớn

Như vậy, Misa Amis Asset phù hợp với các doanh nghiệp lớn có lượng tài sản lớn cần quản lý.

Tổng kết

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý Tài sản trong thời đại công nghệ số

Trong bối cảnh công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là xu thế tất yếu. Phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp:

• Quản lý tài sản chặt chẽ, chuyên nghiệp.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng và kéo dài tuổi thọ tài sản.
• Tiết kiệm chi phí vận hành, bảo trì.
• Hỗ trợ ra quyết định đầu tư mua sắm hiệu quả.
• Tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Do đó, phần mềm quản lý tài sản ngày càng trở nên cần thiết với mọi doanh nghiệp.

Lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình và nhu cầu của doanh nghiệp

Khi lựa chọn phần mềm quản lý tài sản, doanh nghiệp cần xem xét:

• Quy mô, ngành nghề kinh doanh và lượng tài sản cần quản lý.
• Tính năng phần mềm có đáp ứng được nhu cầu hay không.
• Chi phí đầu tư và vận hành phần mềm.
• Khả năng tùy biến, mở rộng của phần mềm khi doanh nghiệp phát triển.
• Uy tín và năng lực của đơn vị cung cấp phần mềm.

Lựa chọn đúng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động.