Blog

Quản lý tài sản bằng giấy tờ

Sử dụng giấy tờ để ghi chép thông tin và theo dõi tài sản là cách làm truyền thống được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn do tính đơn giản và tiết kiệm chi phí ban đầu.

Ưu điểm

• Đơn giản, dễ thực hiện mà không cần trang bị công nghệ.
• Chi phí thấp khi chỉ cần mua sổ sách và văn phòng phẩm.
• Có thể thực hiện bởi nhân viên kế toán mà không cần đào tạo chuyên sâu.

Nhược điểm

• Dễ bị mất mát hoặc hư hỏng giấy tờ.
• Khó khăn trong việc tra cứu và truy xuất dữ liệu.
• Cập nhật dữ liệu chậm, dễ gây sai sót.
• Không thể lập báo cáo và phân tích dữ liệu.
• Không hỗ trợ việc theo dõi bảo trì, khấu hao, hay tỷ lệ hỏng hóc.

Nói chung, giấy tờ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ có lượng tài sản ít và hoạt động đơn giản. Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, giấy tờ sẽ nhanh chóng bộc lộ những hạn chế và không còn phù hợp.

Quản lý tài sản bằng Excel

So với giấy tờ, Excel là công cụ linh hoạt và hiệu quả hơn cho quản lý tài sản ở quy mô vừa và nhỏ. Excel cho phép lưu trữ dữ liệu điện tử, thao tác và phân tích dễ dàng hơn.

Ưu điểm

• Dễ dàng nhập và lọc dữ liệu, tạo bảng biểu và báo cáo.
• Có công thức tính toán và chức năng phân tích số liệu.
• Có thể xây dựng các mẫu và tiêu chuẩn hóa quy trình.
• Chi phí thấp, chỉ cần Microsoft Office, Google Sheet.

Nhược điểm

• Giới hạn về quy mô và khả năng mở rộng.
• Tốn nhiều thời gian thiết kế và cập nhật bảng tính.
• Dễ gây nhầm lẫn và sai sót khi dữ liệu lớn.
• Chức năng phân tích và báo cáo hạn chế.
• Không có tính năng bảo mật và phân quyền người dùng.

Excel phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có lượng tài sản vừa phải, cần theo dõi chi tiết và phân tích cơ bản. Tuy nhiên, khi tài sản và người dùng nhiều hơn, Excel sẽ gặp giới hạn và rất dễ sai sót.

Quản lý tài sản bằng phần mềm

Phần mềm quản lý tài sản là công cụ chuyên nghiệp được thiết kế riêng cho mục đích này. Các phần mềm hàng đầu như CMMS.vn, Misa, Speendmaint, Facework v.v. mang lại nhiều tính năng tối ưu cho việc theo dõi và quản lý tài sản.

Ưu điểm

• Tự động hóa và đơn giản hóa quy trình quản lý tài sản.
• Hỗ trợ việc kiểm kê và nhập dữ liệu tài sản.
• Các báo cáo và phân tích chuyên sâu, có thể tùy chỉnh.
• Quản lý vòng đời tài sản từ mua sắm, sử dụng đến thanh lý.
• Quản lý bảo trì, lịch sử sửa chữa và tỷ lệ hỏng hóc.
• Quản lý ngân sách, khấu hao và chi phí liên quan đến tài sản.
• Bảo mật và phân quyền người dùng linh hoạt.
• Hỗ trợ nhiều người dùng truy cập cùng lúc.

Nhược điểm

• Chi phí mua và duy trì phần mềm.
• Cần đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.
• Đòi hỏi thời gian triển khai và khởi tạo dữ liệu.

Phần mềm quản lý tài sản phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ lớn đến nhỏ. Chi phí ban đầu cao hơn nhưng mang lại hiệu quả, tiết kiệm nhân lực và tối ưu hoá hoạt động quản lý lâu dài.

So sánh hiệu quả 3 phương pháp

Dưới đây là bảng so sánh đánh giá chi phí, năng suất và hiệu quả quản lý giữa 3 phương pháp quản lý tài sản:

Khuyến nghị

Dựa trên so sánh ưu nhược điểm và hiệu quả của các phương pháp, tuỳ theo nhu cầu sử dụng và quy mô doanh nghiệp cũng như số lượng tài sản cần quản lý doanh nghiệp có thể cân nhắc một số đề xuất sau:

• Doanh nghiệp nhỏ: nên sử dụng Excel để quản lý tài sản hiệu quả hơn so với giấy tờ.
• Doanh nghiệp vừa và lớn: nên đầu tư phần mềm quản lý tài sản để tối ưu hoá hoạt động. Chi phí ban đầu sẽ được bù đắp bởi hiệu quả vận hành và tiết kiệm nhân lực.
• Nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh, có tính năng và giao diện thân thiện với người dùng.
• Từng bước chuyển đổi từ giấy tờ và Excel lên phần mềm quản lý tài sản để tối ưu hoá hoạt động doanh nghiệp.

Kết luận

Quản lý tài sản hiệu quả là then chốt để doanh nghiệp hoạt động trơn tru và tiết kiệm chi phí. So với giấy tờ và Excel, phần mềm quản lý tài sản mang lại nhiều lợi ích hơn nhờ tự động hoá, tối ưu hoá và chuyên nghiệp hoá quy trình.

Tuy ban đầu đầu tư cao hơn, phần mềm sẽ nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp về lâu dài, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn. Do đó, việc lựa chọn và chuyển đổi sang phần mềm quản lý tài sản là khuyến nghị để tối ưu hoá hoạt động doanh nghiệp.