Blog

Để bảo trì dự phòng thực sự hiệu quả cần có sự quản lý và điều phối chặt chẽ, doanh nghiệp cần xây dựng chiến dịch bảo trì dự phòng bài bản, bao gồm các nội dung chính như xác định tài sản và thiết bị quan trọng, lên lịch bảo trì, lập kế hoạch kiểm tra và bảo dưỡng chi tiết, chuẩn bị phụ tùng & vật tư dự phòng, đến thực hiện và đánh giá hiệu quả chiến dịch. Hãy cùng tìm hiểu về cách xây dựng chiến dịch bảo trì dự phòng hiệu quả với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý bảo trì máy tính (CMMS).

Bảo trì Dự phòng và CMMS là gì?

Bảo trì dự phòng là quá trình thực hiện các hoạt động bảo trì định kỳ nhằm giảm thiểu nguy cơ hỏng hóc và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Các hoạt động chính bao gồm: kiểm tra, bảo dưỡng, thay thế linh kiện theo lịch trình nào đó, thường dựa trên thời gian hoạt động hay chu kỳ làm việc của thiết bị.

So với bảo trì khắc phục (thực hiện sau khi hỏng hóc xảy ra), bảo trì dự phòng giúp ngăn ngừa sự cố, giảm thiểu chi phí sửa chữa đột xuất, và duy trì năng suất thiết bị ở mức tối ưu.

Tuy nhiên, bảo trì dự phòng hiệu quả đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch và điều phối các nguồn lực để đảm bảo thực hiện đúng lịch trình, tránh bỏ sót và lãng phí. Để làm được điều này, hệ thống CMMS được xem là giải pháp tối ưu.

CMMS (Computerized Maintenance Management System) là phần mềm giúp quản lý và lập kế hoạch bảo trì (cả dự phòng và khắc phục) một cách hiệu quả. CMMS cho phép:

• Lưu trữ thông tin chi tiết về tài sản, thiết bị, lịch sử bảo trì.
• Lập lịch và nhắc nhở các công việc bảo trì định kỳ.
• Quản lý vật tư, phụ tùng, nhân công và các nguồn lực khác.
• Theo dõi quá trình thực hiện công việc.
• Phân tích hiệu quả hoạt động và chi phí bảo trì.

Nhờ đó, CMMS hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, năng suất lao động, đồng thời nâng cao độ tin cậy và khả năng sẵn sàng hoạt động của thiết bị.

Dưới đây là các bước để xây dựng chiến dịch bảo trì dự phòng hiệu quả với sự hỗ trợ của CMMS.

Bước 1: Xác định Tài sản và Thiết bị Quan trọng

Bước đầu tiên là xác định tài sản và thiết bị nào cần được bảo trì dự phòng. Không phải mọi thiết bị đều cần bảo trì cùng tần suất và chi tiết.

Các thiết bị quan trọng cần ưu tiên bảo trì dự phòng bao gồm:

• Thiết bị trọng yếu trong dây chuyền sản xuất.
• Thiết bị có ảnh hưởng lớn tới an toàn và môi trường nếu hỏng hóc.
• Thiết bị có chi phí thay thế và sửa chữa lớn.
• Thiết bị dễ hỏng và có tuổi thọ ngắn.

Các bước để xác định:

• Xem xét bản đồ quy trình, nhận diện thiết bị quan trọng trong từng công đoạn.
• Phỏng vấn cán bộ kỹ thuật, vận hành để đánh giá tầm quan trọng và tần suất hỏng hóc.
• Xem xét lịch sử bảo trì và sửa chữa để biết thiết bị nào hay gặp vấn đề.
• Ưu tiên thiết bị lớn tuổi hoặc sắp hết khấu hao.

CMMS giúp lưu trữ thông tin về tài sản và đánh giá mức độ quan trọng của từng thiết bị. Từ đó, có thể lọc và lập danh sách các thiết bị ưu tiên cho bảo trì dự phòng.

Case study: Công ty XYZ ưu tiên bảo trì dự phòng

Công ty XYZ có 2 dây chuyền sản xuất chính A và B.

Trong dây chuyền A, các thiết bị quan trọng cần bảo trì dự phòng là:

• Máy ép viên nén: Dễ hỏng, thời gian sửa chữa lâu.
• Lò hấp: Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Máy đóng gói: Tốc độ cao, dễ hỏng hóc.

Trong dây chuyền B, các thiết bị ưu tiên là:

• Máy trộn: Quyết định độ đồng đều của sản phẩm.
• Thiết bị xử lý nước thải: Quan trọng đối với môi trường.
• Máy sấy: Tiêu tốn nhiều năng lượng nếu hoạt động kém hiệu quả.

Nhờ xác định và ưu tiên các thiết bị quan trọng, Công ty XYZ có thể tập trung nguồn lực bảo trì vào những nơi thực sự cần thiết, tránh lãng phí.

Bước 2: Xác định Thời gian và Chu kỳ Bảo trì

Sau khi xác định thiết bị ưu tiên, bước tiếp theo là lên lịch bảo trì dự phòng. Cần xác định chu kỳ và thời gian cụ thể cho từng hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng, thay thế linh kiện định kỳ.

Các yếu tố cân nhắc khi lên lịch:

• Khuyến cáo của nhà sản xuất về tần suất bảo trì.
• Điều kiện và cường độ vận hành thực tế.
• Kinh nghiệm của cán bộ kỹ thuật.
• Xu hướng hỏng hóc và lịch sử bảo trì.

Một số ví dụ chu kỳ bảo trì phổ biến:

• Kiểm tra hàng ngày, bảo dưỡng theo tuần, bảo trì lớn theo quý.
• Kiểm tra nhanh sau mỗi ca/mẻ, vệ sinh sau tuần, thay dầu theo tháng.
• Kiểm tra hàng ngày, thay lọc gió 3 tháng/lần, vệ sinh 6 tháng/lần.

CMMS cho phép lập lịch và nhắc nhở các công việc bảo trì dựa trên chu kỳ xác định. Nhân viên bảo trì sẽ nhận thông báo để chuẩn bị và thực hiện đúng hạn.

Việc lên lịch bảo trì sẽ giúp NH xây dựng kế hoạch nhân sự, vật tư phụ tùng và các nguồn lực khác một cách chủ động và hiệu quả.

Case study: Lên lịch bảo trì máy ép viên

Theo khuyến cáo của nhà sản xuất, máy ép viên nén cần được bảo trì định kỳ như sau:

• Kiểm tra nhanh sau mỗi ca - 15 phút.
• Vệ sinh và bôi trơn các bộ phận chuyển động - hàng tuần.
• Kiểm tra kỹ thuật - 6 tháng/lần.
• Thay dầu cặn - 12 tháng/lần.

Công ty XYZ vận hành 2 ca/ngày, 6 ngày/tuần. Họ sử dụng CMMS để lên lịch các công việc bảo trì như sau:

• Kiểm tra nhanh: hàng ngày, sau mỗi ca.
• Vệ sinh tuần: Thứ 7 hàng tuần.
• Kiểm tra kỹ thuật: Tháng 1 và 7.
• Thay dầu cặn: Tháng 12 hàng năm.

Nhờ CMMS, máy ép viên nén luôn giữ được hiệu suất hoạt động ở mức tối đa. 

Bước 3: Xác định Kế hoạch Kiểm tra và Bảo trì Chi tiết

Sau khi lên lịch tổng thể, cần xây dựng kế hoạch bảo trì chi tiết, bao gồm:

• Danh mục các hoạt động cụ thể cần thực hiện cho từng thiết bị.
• Thủ tục kiểm tra và bảo trì đầy đủ các bước.
• Chuẩn bị nhân lực, vật tư, dụng cụ và hướng dẫn an toàn.
• Biểu mẫu ghi chép kết quả kiểm tra, lưu lịch sử bảo trì.

CMMS cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về từng thiết bị và quy trình bảo trì. Nhân viên có thể tra cứu và thực hiện theo đúng quy định.

Điều này đảm bảo việc bảo trì được thống nhất và hiệu quả, đồng thời tích lũy kiến thức kinh nghiệm cho doanh nghiệp.

Case study: Kế hoạch bảo trì máy phát điện

Kế hoạch bảo trì máy phát điện diesel bao gồm:

• Kiểm tra hàng ngày:

• Kiểm tra mức dầu bôi trơn

• Kiểm tra rò rỉ dầu, nước

• Kiểm tra tiếng ồn bất thường

• Bảo dưỡng theo tháng: \n + Thay dầu nhớt

• Thay lọc dầu, lọc nhiên liệu

• Siết các bulông cố định

• Vệ sinh bụi bẩn

• Bảo trì định kỳ 6 tháng:

• Kiểm tra và đều chỉnh van

• Xả cặn hệ thống nhiên liệu

• Kiểm tra và thay thế ắc quy

• Kiểm tra hệ thống làm mát

• Sơn lại các bộ phận bị rỉ sét

Nhờ có kế hoạch chi tiết, bảo trì máy phát điện được thực hiện kỹ lưỡng và đúng quy trình.

Bước 4: Lập Kế hoạch và Quản lý Phụ tùng, Vật tư

Bảo trì dự phòng đòi hỏi phải chuẩn bị trước các phụ tùng và vật tư thay thế. Doanh nghiệp cần:

• Dự trù nhu cầu phụ tùng, vật tư cho từng thiết bị và kế hoạch bảo trì.
• Lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng chất lượng, giá cả, và thời gian giao hàng.
• Xác định mức tồn kho tối thiểu cho phụ tùng thiết yếu.
• Lập kế hoạch đặt mua và nhập kho phụ tùng đúng lúc.

CMMS hỗ trợ việc này thông qua:

• Quản lý danh mục phụ tùng, vật tư cho từng thiết bị.
• Theo dõi tồn kho và cảnh báo đặt mua bổ sung khi dưới mức tối thiểu.
• Lịch sử sử dụng phụ tùng giúp dự báo nhu cầu chính xác.

Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng vật tư phụ tùng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho lãng phí.

Case study: Quản lý phụ tùng máy CNC

Công ty ABC quản lý phụ tùng cho máy CNC bằng CMMS:

• Danh mục phụ tùng: Đầu cắt, mũi khoan, dao cắt, bàn chải graphite...
• Nhà cấp: Công ty DEF (chất lượng tốt, giao hàng nhanh).
• Tồn kho tối thiểu:

• Đầu cắt: 5 cái

• Mũi khoan: 10 cái

• Dao cắt: 2 bộ

• Bàn chải: 20 cái

• Kế hoạch đặt mua:

• Đầu cắt: cuối tháng

• Mũi khoan và dao cắt: 15 ngày trước khi hết

• Bàn chải: khi tồn kho còn 10 cái.

Nhờ có kế hoạch chi tiết, Công ty ABC luôn có đủ phụ tùng thay thế cho máy CNC, đảm bảo hoạt động liên tục.

 Bước 5: Thực hiện và Đánh giá Chiến dịch Bảo trì

Sau khi lập kế hoạch chi tiết, cần tổ chức thực hiện đúng lịch và quy trình. CMMS hỗ trợ bằng cách:

• Gửi thông báo và cảnh báo đến nhân viên bảo trì.
• Cung cấp hướng dẫn và biểu mẫu ghi chép.
• Theo dõi và nhắc lại các công việc quá hạn.
• Lưu lại lịch sử bảo trì để xem xét.

Sau mỗi đợt bảo trì cần đánh giá lại hiệu quả công việc thông qua:

• Phân tích tần suất hỏng hóc trước và sau bảo trì.
• So sánh thời gian và chi phí bảo trì thực tế so với kế hoạch.
• Lấy ý kiến phản hồi từ cán bộ kỹ thuật và vận hành.

Từ đó rút ra bài học và điều chỉnh chiến dịch cho phù hợp hơn. CMMS cũng hỗ trợ việc phân tích và báo cáo này.

Case study: Đánh giá sau bảo trì máy nén khí

Sau đợt bảo trì máy nén khí, bộ phận bảo trì đánh giá:

• Thời gian dừng máy giảm 20% so với trước bảo trì.
• Chi phí bảo trì thực tế cao hơn dự trù 15% do phải thay thêm một số linh kiện.
• Bộ lọc gió vẫn bị tắc nghẽn nhanh chóng, cần xem xét thay nhà cung cấp.

Nhờ đánh giá chi tiết, lần tới họ sẽ điều chỉnh kế hoạch phù hợp hơn, việc này giúp cải thiện liên tục chất lượng bảo trì.

Công ty đã được triển khai với Workit tuy nhiên do vấn đề bảo mật thông tin (ký kết NDA) nên chúng tôi không công khai tên khách hàng 

Lợi ích của Bảo trì Dự phòng Hiệu quả

Một chiến dịch bảo trì dự phòng được lập kế hoạch và quản lý tốt sẽ mang lại các lợi ích:

• Giảm thiểu thời gian dừng máy và sự cố: Bảo trì đúng lúc giúp phát hiện và ngăn chặn hỏng hóc.
• Kéo dài tuổi thọ thiết bị: Các bộ phận được bảo dưỡng và thay thế định kỳ.
• Tiết kiệm chi phí: Phòng ngừa rẻ hơn sửa chữa đột xuất. Giảm phí thay thế thiết bị.
• Nâng cao năng suất: Thiết bị hoạt động ổn định, hiệu quả cao nhất.
• Cải thiện an toàn: Giảm rủi ro sự cố gây mất an toàn.
• Tối ưu hóa nhân lực và nguồn lực: Lập kế hoạch sử dụng hợp lý, không lãng phí.

Doanh nghiệp nên ưu tiên đầu tư xây dựng chiến dịch bảo trì dự phòng bài bản, khoa học và nhất quán để đạt được những lợi ích trên.

Quy trình Tạo Chiến dịch Bảo trì Dự phòng

Tóm lại, để xây dựng chiến dịch bảo trì dự phòng hiệu quả, các bước chính là:

• Xác định thiết bị ưu tiên bảo trì
• Lên lịch bảo trì định kỳ cho từng thiết bị
• Xây dựng kế hoạch kiểm tra và bảo trì chi tiết
• Lập kế hoạch và quản lý phụ tùng, vật tư
• Tổ chức thực hiện đúng lịch trình và quy trình
• Đánh giá hiệu quả sau mỗi đợt để cải tiến

Hệ thống CMMS sẽ hỗ trợ đắc lực cho toàn bộ quy trình trên, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động của thiết bị.

Kết luận