Blog

Phiếu nhập kho là một tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp. Việc lập và sử dụng phiếu nhập kho một cách khoa học sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn gốc xuất xứ, số lượng và chất lượng hàng nhập vào kho.

Chức năng Phiếu nhập kho trên phần mềm quản lý bảo trì CMMS.vn là một trong những tính năng quan trọng để quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên và tối ưu hóa hoạt động sử dụng vật tư thay thế.

I. Vai trò của phiếu nhập kho trong quản lý tài sản và bảo trì

Phiếu nhập kho đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý các hoạt động xuất nhập kho. Cụ thể:

• Hạn chế tối đa các sai sót trong hoạt động nhập kho: Với sự hỗ trợ từ phiếu nhập kho đầy đủ thông tin, người quản lý kho có thể dễ dàng xác định chính xác vật tư, hàng hóa nhập vào kho.
• Kiểm soát chặt chẽ việc xuất nhập tồn kho: Thông qua phiếu nhập kho, doanh nghiệp có thể kiểm tra và đối chiếu mọi thông tin liên quan đến vật tư được nhập vào kho. Từ đó có biện pháp quản lý và điều chỉnh kịp thời trong trường hợp phát sinh thiếu hụt hay dư thừa.
• Là căn cứ để hạch toán chi phí đầu tư, hàng tồn kho: Phiếu nhập kho sẽ ghi lại đầy đủ mọi thông tin của vật tư nhập kho như giá trị, chủng loại, đơn vị tính... Từ đó trở thành các chứng từ đầu vào quan trọng cho hoạt động kế toán.
• Là cơ sở để kiểm tra, giám sát mọi hoạt động liên quan đến kho vận: Phiếu nhập kho sẽ ghi chép đầy đủ các thông tin quan trọng về vật tư, hàng hóa được nhập vào kho như số lượng, chủng loại, thời gian. Đó là cơ sở giúp người quản lý theo dõi sát các hoạt động xuất nhập kho, ngăn ngừa những sai phạm có thể xảy ra.

Như vậy, phiếu nhập kho có vai trò hết sức quan trọng để quản lý tình hình hàng hóa, vật tư thiết bị và kiểm soát chặt chẽ xuất nhập tồn kho. Việc tạo, lập, phê duyệt phiếu nhập kho một cách chính xác là hoạt động cần thiết để đảm bảo hiệu quả quản lý tài sản, vật tư thiết bị cho doanh nghiệp.

II. Lợi ích của việc sử dụng chức năng Phiếu nhập kho trên CMMS.vn

Các lợi ích chính khi sử dụng chức năng Phiếu nhập kho trên phần mềm CMMS.vn bao gồm:

1. Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự

Chức năng Phiếu nhập kho trên CMMS.vn được tự động hóa, tránh lãng phí nhân sự, thời gian cho các hoạt động nhập kho thủ công. Bên cạnh đó, dữ liệu được truy xuất khoa học, tiện lợi, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra, cần phải kiểm tra đối chiếu lại. Điều này giúp giảm chi phí kiểm soát, xử lý dữ liệu nhập kho.

2. Giám sát khoa học và chính xác nguồn xuất nhập tồn kho

Các báo cáo tổng hợp, thống kê xuất nhập tồn kho trên CMMS.vn được cập nhật một cách tự động và liên tục thể hiện trên Dashboard hệ thống. Đây là công cụ hữu hiệu cho việc theo dõi, đánh giá thực trạng kho vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp.

3. Hỗ trợ đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động nhập kho

Chức năng Phiếu nhập kho trên CMMS.vn với giao diện thân thiện, quy trình đơn giản cùng các tính năng hỗ trợ tự động hóa nhiều công đoạn giúp cho quá trình nhập kho được diễn ra nhanh chóng, chính xác và thuận tiện nhất. Đồng thời cũng tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực cho hoạt động này tại doanh nghiệp.

Như vậy, việc sử dụng chức năng Phiếu nhập kho trên phần mềm CMMS.vn có nhiều lợi ích to lớn về thời gian, tiền bạc và nguồn lực cho doanh nghiệp. Đây chính là công cụ hỗ trợ quản lý kho vật tư hiệu quả được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

4. Giảm thiểu sai sót trong quản lý tài sản và bảo trì

Khi thực hiện nhập kho, sử dụng phiếu nhập kho chuẩn sẽ làm giảm sai sót trong quá trình quản lý tài sản, bảo trì. Cụ thể:

• Thông tin chi tiết về tài sản được mô tả trên phiếu nhập kho, giúp người quản lý dễ dàng nhận diện và phân loại chính xác tài sản vào nhóm thiết bị tương ứng.
• Số lượng, chủng loại tài sản được ghi chép chi tiết, đầy đủ trên phiếu nhập kho làm giảm sai sót trong quá trình đăng ký tài sản và phân bổ nguồn lực bảo trì.
• Nguồn gốc và thông tin về tài sản được cập nhật kịp thời ngay tại phiếu nhập kho, giúp dễ dàng truy xuất lịch sử sử dụng của tài sản sau này.

Như vậy, việc sử dụng phiếu nhập kho một cách khoa học, có hệ thống sẽ góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài sản và bảo trì.

5. Hỗ trợ quản lý chất lượng bảo trì

Phiếu nhập kho cũng được xem là chứng từ hỗ trợ quan trọng để quản lý chất lượng bảo trì, cụ thể:

• Thông qua các thông tin chi tiết trên phiếu nhập kho, người quản lý có thể xác định được chủng loại vật tư phụ tùng đang có trong kho. Từ đó có thể lập kế hoạch bảo trì phù hợp với điều kiện vật tư thực tế.
• Quá trình xuất nhập tồn các loại vật tư, phụ tùng trên phiếu nhập kho là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch mua sắm, bổ sung kho vật tư phù hợp với nhu cầu bảo trì.
• Thông qua phiếu nhập kho, người quản lý dễ dàng nắm bắt được nguồn gốc, xuất xứ của vật tư thay thế. Điều này giúp đánh giá và lựa chọn nguồn cung cấp phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng công tác bảo trì.

Như vậy, phiếu nhập kho là cơ sở then chốt để quản lý vận hành hệ thống quản lý bảo trì, đảm bảo chất lượng công tác bảo trì vận hành thiết bị tại doanh nghiệp.

III. Các trường hợp sử dụng chức năng Phiếu nhập kho trên CMMS.vn

Làm đề xuất nhập kho khi có đơn hàng mua mới

Đối với trường hợp có đơn hàng mua mới vật tư, thiết bị, hệ thống sẽ cho phép người dùng tạo Phiếu đề xuất nhập kho một cách nhanh chóng, khoa học. Cụ thể:

• Từ thông tin đơn mua hàng trên phần mềm, hệ thống tự động sinh mã phiếu đề xuất theo quy tắc mặc định.
• Người dùng chỉ cần chọn vào đơn hàng mua cần nhập kho. 

Làm đề xuất nhập kho khi có vật tư hoàn trả từ Bộ phận Kỹ thuật

Trong trường hợp có vật tư, thiết bị được đưa về từ các bộ phận sử dụng để bảo trì, bộ phận kho vật tư có thể lập phiếu đề xuất nhập kho đối với các tài sản này.

Quy trình thực hiện bao gồm:

• Bước 1: Từ danh sách phiếu yêu cầu sửa chữa, bảo trì trên hệ thống, bộ phận kho vật tư lựa chọn công việc đã được đóng và có vật tư, thiết bị hoàn trả.
• Bước 2: Trên chi tiết công việc đó, bộ phận kho vật tư nhấn nút “Tạo phiếu đề xuất nhập kho” để khởi tạo phiếu tự động.
• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động đưa các tài sản đã được hoàn trả từ công việc bảo trì vào phiếu đề xuất nhập kho mới. Người dùng chỉ cần kiểm tra và bổ sung thêm các thông tin cần thiết khác.
• Bước 4: Sau khi hoàn thiện phiếu, bộ phận kho vật tư gửi phiếu đề xuất nhập kho đến bộ phận liên quan để xử lý.

IV. Quy trình kiểm tra và phê duyệt phiếu nhập kho trên CMMS.vn

Kiểm tra thông tin và tình trạng hàng hóa

Bước này phụ trách kho cần kiểm tra kỹ các thông tin về tên gọi, chủng loại, xuất xứ, thông số kỹ thuật,... của hàng hóa trên phiếu đề xuất được cập nhật đầy đủ, chính xác.

Đối với hàng hóa là thiết bị, máy móc cần kiểm tra hiện trạng bên ngoài như tình trạng nguyên vẹn vỏ bao bì, sơn, ruột máy... Tránh nhận bàn giao thiết bị đã qua sử dụng, không đảm bảo chất lượng.

Kiểm tra số lượng hàng hóa và dung tích kho

Đếm, kiểm tra thực tế số lượng của từng mặt hàng trên phiếu đề xuất nhập kho có khớp đúng như thể hiện trên giấy tờ không.

Đồng thời, dựa trên dung tích kho hiện tại của mỗi nhóm mặt hàng, người phụ trách cần đánh giá tổng số lượng mà kho đang có thể tiếp nhận thêm để có quyết định phù hợp.

Kiểm tra và xác định phân loại hàng hóa

Căn cứ trên chức năng, tính năng sử dụng, người phụ trách kho cần xác định và phân loại chính xác tài sản thành các nhóm: vật tư thay thế, thiết bị chuyên dụng, dụng cụ công cụ... Từ đó, có hướng xếp chỗ hợp lý khi vào kho.

V. Thực hiện nhập kho hàng hóa trên CMMS.vn

Chuẩn bị và sắp xếp hàng hóa trước khi nhập kho

Trước khi bắt đầu nhập kho, yêu cầu chuẩn bị khu vực nhập hàng và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để bảo quản, dễ kiểm kê.

Một số gợi ý cho bước chuẩn bị này bao gồm:

• Dọn dẹp và bố trí khu vực kho chứa hàng nhập mới gọn gàng, thông thoáng, đảm bảo vệ sinh.
• Kiểm tra và chuẩn bị các thiết bị như xe nâng, kệ đựng hàng đảm bảo hoạt động ổn định.
• Sắp xếp các loại hàng hóa theo nhóm chủng loại/tính chất hàng gồm: vật tư tiêu hao, thiết bị/máy móc, dụng cụ lao động...

Việc chuẩn bị chu đáo sẽ giúp quá trình nhập kho được tiến hành thuận lợi, tránh nhầm lẫn và mất mát hàng hóa.

Lập phiếu nhập kho tương ứng với nhập thực tế trên CMMS.vn

1. Tạo phiếu nhập kho trên CMMS.vn

Sau khi nhập kho thực tế xong hàng hóa, người dùng có thể dễ dàng lập Phiếu nhập kho tương ứng trên CMMS.vn tại "Mua hàng - Kho" với các bước sau:

• Bước 1: Truy cập chức năng Phiếu nhập kho và chọn Nhập kho theo Phiếu đề xuất
• Bước 2: Chọn phiếu đề xuất nhập kho vừa nhập trước đó
• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin hàng hóa từ phiếu nhập thực tế
• Bước 4: Kiểm tra, điều chỉnh các thông tin chi tiết về tài sản nhập kho nếu cần thiết

2. Điền thông tin chi tiết về hàng hóa nhập kho

Khi đã có bản nháp phiếu nhập kho, người dùng sẽ điền, bổ sung thêm các thông tin chi tiết về các tài sản đã nhập vào kho bao gồm:

• Mô tả cụ thể chủng loại, thông số kỹ thuật, xuất xứ, tình trạng của từng tài sản
• Thời hạn bảo hành đối với hàng hóa có kèm chính sách bảo hành
• Ghi chú các thông tin đặc biệt (nếu có) liên quan đến tài sản được nhập kho

Việc điền chính xác, đầy đủ thông tin là cơ sở cho việc quản lý và theo dõi tài sản sau khi đã nhập kho.

Hoàn tất quá trình lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra, điều chỉnh đảm bảo các thông tin chi tiết trên phiếu nhập kho là chính xác, người dùng tiến hành hoàn thiện phiếu bằng các thao tác cuối cùng:

• Xem lại toàn bộ thông tin về các mặt hàng nhập kho đã điền trên phiếu
• Nhập các ghi chú bổ sung cuối cùng nếu cần thiết
• Chọn trạng thái hoàn thành phiếu và nhấn Lưu để hoàn tất quá trình lập phiếu nhập kho
• In phiếu nhập kho và lưu vào hồ sơ tài sản, vật tư của bộ phận kế toán

Như vậy, chỉ sau vài thao tác đơn giản, người dùng đã có thể hoàn thành quá trình lập Phiếu nhập kho chính thức trên hệ thống CMMS.vn một cách dễ dàng, thuận tiện.

VI. Kết luận

Với những tiện ích vượt trội về tự động hóa, tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý, chúng tôi khuyến nghị các doanh nghiệp nên áp dụng chức năng Phiếu nhập kho trên hệ thống quản lý bảo trì CMMS.vn để đơn giản hóa và tối ưu hóa công việc xử lý nhập kho.

Các giải pháp công nghệ 4.0 của CMMS.vn như mobile app, thông báo tự động,... cũng sẽ giúp quá trình nhập kho trở nên dễ dàng và thông minh hơn.