Blog

Trên phần mềm quản lý bảo trì CMMS.vn đã tích hợp sẵn chức năng Đề nghị mua hàng giúp quản lý quá trình đề nghị mua hàng một cách khoa học, hiệu quả.

Việc sử dụng chức năng này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí nhờ quy trình đề nghị mua hàng được tự động hóa trên hệ thống. Các bước đề nghị, phê duyệt, theo dõi,... đều được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

• Minh bạch thông tin: toàn bộ quá trình đề nghị mua hàng được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống. Các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi.

• Báo cáo và thống kê: Hệ thống cho phép trích xuất số liệu, thông tin dễ dàng để phân tích, đánh giá quá trình đề nghị mua hàng.

Do đó, việc ứng dụng chức năng Đề nghị mua hàng của CMMS.vn là hết sức cần thiết giúp nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng của doanh nghiệp.

I. Các bước thực hiện quá trình đề nghị mua hàng trên CMMS.vn

Phát sinh nhu cầu mua hàng

Để đề nghị mua hàng, điều đầu tiên cần làm là phát sinh nhu cầu mua hàng. Cụ thể:

1. Xác định nhu cầu mua hàng dựa trên yêu cầu và hoạt động của doanh nghiệp

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp để xác định nhu cầu mua sắm những hàng hóa, vật tư gì.

Các nguồn phát sinh nhu cầu mua hàng có thể kể đến:

• Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

• Mua hàng TSCĐ (máy móc, thiết bị) để đầu tư, làm mới dây chuyền

• Mua vật tư bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.

• Mua văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng cần thiết.

2. Đánh giá và ưu tiên các nhu cầu mua hàng theo mức độ quan trọng và ưu tiên

Sau khi nắm bắt được các yêu cầu mua hàng, cần đánh giá và ưu tiên các yêu cầu theo mức độ quan trọng và cấp thiết để có kế hoạch xử lý, giải quyết phù hợp. Những yêu cầu nào quan trọng, cấp bách cần mua trước, những yêu cầu ít quan trọng hơn có thể mua sau.

Đối chiếu dữ liệu

Trước khi đề nghị mua hàng cần phải đối chiếu các thông tin, dữ liệu liên quan để đảm bảo việc mua hàng sau này được chính xác.

1. Đối chiếu với dữ liệu kho để kiểm tra sự có sẵn của hàng hóa trong kho

Kiểm tra xem hàng hóa cần mua có tồn kho hay không, còn bao nhiêu để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng tồn kho.

2. Đối chiếu với ngân sách mua hàng để đảm bảo việc mua hàng nằm trong phạm vi ngân sách

So sánh với kế hoạch ngân sách để đảm bảo kế hoạch mua hàng phù hợp với chi phí đã dự trù.

3. Đối chiếu với tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo sự lựa chọn phù hợp

Đối chiếu với các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp (năng lực, kinh nghiệm, uy tín) để chọn được đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng.

Xác định các yêu cầu

Sau khi đã nắm được nhu cầu mua hàng, bước tiếp theo là xác định, cụ thể hóa các yêu cầu cần thiết cho việc mua hàng lần này bao gồm:

1. Xác định loại hàng hóa cần mua

Xác định rõ tên hàng, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của hàng hóa cần mua.

2. Xác định số lượng hàng hóa cần mua

Dự tính khối lượng, số lượng cụ thể của hàng hóa cần mua dựa trên nhu cầu sử dụng và tồn kho hiện có.

3. Xác định chất lượng và tiêu chuẩn hàng hóa yêu cầu

Đưa ra yêu cầu cụ thể về tiêu chuẩn chất lượng, tính năng kỹ thuật của hàng hóa cần mua.

4. Xác định nhà cung cấp phù hợp

Dựa trên các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn đơn vị có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu.

5. Xác định chi phí ước tính cho quá trình mua hàng

Dựa trên khảo sát thị trường, báo giá của nhà cung cấp để ước tính mức chi phí cho đợt mua hàng này.

Làm Đề nghị mua hàng

Khi đã xác định được các yêu cầu cụ thể, bước tiếp theo là lập Đề nghị mua hàng với các nội dung chính sau:

1. Tạo Đề nghị mua hàng trên CMMS.vn

Tạo và lưu trữ Đề nghị mua hàng trên hệ thống phần mềm CMMS.vn trong mục "Mua hàng - Kho" chọn "Đề nghị mua hàng"

2. Điền thông tin chi tiết về các yêu cầu mua hàng đã xác định ở bước trước

Ghi cụ thể các thông tin về tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá dự kiến, thời gian giao hàng...

3. Ghi rõ lý do và mô tả chi tiết cho việc đề nghị mua hàng

Nêu rõ lý do mua hàng, tầm quan trọng của việc mua hàng đối với hoạt động chung của đơn vị

Phê duyệt Đề nghị mua hàng

1. Gửi Đề nghị mua hàng đến các bên liên quan như quản lý, bộ phận tài chính...

Sau khi hoàn thành, Đề nghị mua hàng sẽ được gửi đến các bên có thẩm quyền để xem xét phê duyệt như Ban lãnh đạo, bộ phận kế toán/tài chính, bộ phận mua hàng...

2. Các bên liên quan xem xét và phê duyệt Đề nghị mua hàng

Các bên sẽ xem xét và đánh giá tính hợp lệ, hợp lý của Đề nghị dựa trên các yếu tố:

• Sự cần thiết và mức độ quan trọng của nhu cầu mua hàng

• Sự phù hợp với ngân sách kế hoạch

• Sự tuân thủ các quy định, quy trình mua sắm hiện hành.

Nếu đạt yêu cầu, Đề nghị sẽ được phê duyệt. Trường hợp cần chỉnh sửa, bổ sung, phiếu sẽ được gửi trả lại người lập để điều chỉnh cho phù hợp.

Hoàn tất quá trình đề nghị mua hàng trên CMMS.vn

1. Xác nhận hoàn tất quá trình đề nghị mua hàng

Sau khi Đề nghị mua hàng được phê duyệt, người lập phiếu sẽ thực hiện xác nhận hoàn thành quy trình lập và phê duyệt Phiếu trên hệ thống CMMS.vn.

2. Cập nhật trạng thái đề nghị mua hàng trên CMMS.vn

Trạng thái của Đề nghị mua hàng sẽ được cập nhật là "Đã phê duyệt" trên hệ thống. Điều này cho phép quá trình mua hàng chính thức được bắt đầu tiếp theo sau đó.

II. Lợi ích của việc sử dụng chức năng Đề nghị mua hàng trên CMMS.vn

Tăng tính chính xác và minh bạch trong quá trình đề nghị mua hàng

Việc quản lý đề nghị mua hàng trên hệ thống giúp đảm bảo tính chính xác cao hơn nhờ có các quy trình, luồng phê duyệt chuẩn. Các thông tin về nhu cầu, số lượng, chi phí... đều phải xác nhận kỹ càng.

Ngoài ra, tính minh bạch trong suốt quá trình cũng được đảm bảo nhờ hệ thống lưu trữ đầy đủ lại quá trình phát sinh, phê duyệt và xử lý đề nghị mua hàng.

Tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc quản lý quá trình mua hàng

Do được tự động và điện tử hóa trên hệ thống nên quá trình đề nghị, phê duyệt, điều chỉnh,... diễn ra nhanh chóng, thuận tiện. Nhờ vậy, giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức cho các bên liên quan.

Tạo điều kiện cho việc theo dõi và báo cáo về quá trình đề nghị mua hàng

Hệ thống CMMS.vn cung cấp các công cụ thống kê, báo cáo tổng hợp giúp theo sát tình hình phát sinh và giải quyết Đề nghị mua hàng trong từng giai đoạn/kỳ. Đây là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá và nâng cao hiệu quả công tác mua sắm của đơn vị.

III. Kết luận

Chức năng Đề nghị mua hàng của hệ thống CMMS.vn giúp quản lý khoa học, có hệ thống quá trình đề nghị mua vật tư, thiết bị, hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

• Nâng cao tính chính xác, minh bạch của quá trình đề nghị mua hàng

• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ tự động hóa quy trình

• Thuận tiện cho việc theo dõi, giám sát và báo cáo đề nghị mua hàng

Với những ưu điểm và tiện ích mang lại, chức năng Đề nghị mua hàng trên phần mềm CMMS.vn đáng được các doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị mua hàng. Đây thực sự là giải pháp hữu ích, phù hợp với xu thế số hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ hiện nay.