1. Nguyên nhân cốt lõi thiết bị hư hỏng có đến từ tuổi thọ?

Theo nghiên cứu Reliability-Centered Maintenance (RCM) của Nowlan và Howard Heap thực hiện tại United Airlines dưới sự tài trợ của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, cho biết: "chỉ khoảng 11% các dạng hỏng hóc có mối liên hệ rõ ràng với tuổi thọ thiết bị, trong khi có khoảng 89% còn lại phụ thuộc trực tiếp vào tuổi thiết bị mà có thể phát sinh do nhiều yếu tố trong quá trình vận hành". Kết quả này cho thấy việc chỉ dựa vào lịch bảo trì theo thời gian chưa đủ để ngăn ngừa phần lớn các sự cố trong thực tế.

Bộ Năng lượng Hoa Kỳ (DOE) ước tính các tổ chức có thể tiết kiệm từ 5% đến 20% chi phí năng lượng hằng năm khi áp dụng các thực hành vận hành và bảo trì (O&M) phù hợp. Đối với các hệ thống HVAC, việc bảo trì không đầy đủ có thể làm suy giảm hiệu suất vận hành và gia tăng đáng kể mức tiêu thụ năng lượng.

2. Những thách thức lớn trong công tác bảo trì cảng hàng không

Theo nghiên cứu "A Study of Maintenance Competencies in Airport Building Facilities" của Sh Said và Hayani (2025), được thực hiện tại Kuala Lumpur International Airport (KLIA) – Sân bay quốc tế lớn nhất Malaysia, cho biết các hoạt động bảo trì cảng hàng không đang đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến nhân sự, công nghệ, quản lý dữ liệu và sự phối hợp giữa các bên liên quan. 

2.1 Dữ liệu rời rạc khó khăn trong phối hợp với các bên liên quan

Tại cảng hàng không, các công tác bảo trì không chỉ đơn thuần là sửa chữa hoặc kiểm tra thiết bị. Mỗi hoạt động bảo trì khi cần tạm dừng hệ thống, cắt điện hoặc ngừng vận hành một khu vực đều phải được phê duyệt bởi nhiều đơn vị liên quan trước khi thực hiện. Các đội ngũ bảo trì phải lập kế hoạch bảo trì kỹ lưỡng, trao đổi thông tin hiệu quả và điều phối lịch trình chính xác. Nếu quá trình phối hợp không được thực hiện tốt, hoạt động khai thác của sân bay có thể bị ảnh hưởng. 

Việc phối hợp giữa nhiều bên liên quan vô tình tạo ra một khối lượng dữ liệu rất lớn trong quá trình vận hành và bảo trì. Tuy nhiên, công nghệ quản lý dữ liệu hiện đại chưa được triển khai đầy đủ, nhiều tổ chức vẫn phụ thuộc vào hồ sơ giấy, quy trình thủ công và các tài liệu hướng dẫn rời rạc. Điều này khiến dữ liệu khó được tập trung và đồng bộ, gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin, làm gia tăng nguy cơ sai sót do con người và ảnh hưởng đến tốc độ cũng như chất lượng ra quyết định bảo trì.

2.2 Thiết bị cũ kỹ và xuống cấp theo thời gian

Theo nghiên cứu, một trong những yếu tố làm tăng áp lực cho đội ngũ bảo trì là tuổi thọ thiết bị. Khi tuổi thọ thiết bị càng giảm thì nhu cầu sửa chữa- bảo trì và bảo dưỡng định kỳ cũng tăng theo. Điều này đã vô tình làm tăng khối lượng công việc kéo theo chi phí bảo trì ngày càng cao.

Các đội ngũ kỹ thuật phải liên tục cân bằng giữa việc "duy trì hoạt động ổn định" của hệ thống và "khắc phục các hạn chế phát sinh" từ những thiết bị đã xuống cấp. Nếu không được quản lý hiệu quả, tình trạng này có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của thiết bị, làm gia tăng nguy cơ sự cố và gián đoạn hoạt động khai thác.

Một hệ thống quản lý bảo trì chủ động cùng với phân bổ nguồn lực hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu các rủi ro liên quan đến thiết bị cũ và đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra liên tục.

2.3 Bảo trì hệ thống băng chuyền hành lý

Tại nhiều cảng hàng không hiện nay, hệ thống băng chuyền hành lý là một trong những hạng mục có quy mô lớn và độ phức tạp cao. Hệ thống này thường kéo dài hàng chục kilomet, bao gồm khu vực hành lý đi, hành lý đến và các điểm trung chuyển, hoạt động liên tục để đáp ứng nhu cầu khai thác hàng ngày.

Khi xảy ra sự cố, quá trình sửa chữa có thể kéo dài nhiều giờ, đòi hỏi đầy đủ công cụ, vật tư chuyên dụng và sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận liên quan. Các bộ phận quản lý và vận hành hệ thống xử lý hành lý thường bao gồm từ vài chục đến vài trăm nhân sự. Do đó, giao tiếp và phối hợp nội bộ đóng vai trò cực kỳ quan trọng.

Để nâng cao chất lượng dịch vụ tại cảng hàng không, các đơn vị cần thực hiện kiểm tra nghiêm ngặt, áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu điện tử và khai thác thiết bị một cách hiệu quả hơn nhằm giảm thiểu sự cố và nâng cao năng lực vận hành.

2.4. Duy trì và thực thi tiêu chuẩn an toàn

Bên cạnh việc đảm bảo thiết bị vận hành ổn định, đội ngũ bảo trì tại cảng hàng không còn phải đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động. Hiệu quả của việc thực hiện các tiêu chuẩn an toàn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như văn hóa tổ chức, cam kết của lãnh đạo, chương trình đào tạo nhân viên, nguồn lực sẵn có, mức độ ứng dụng công nghệ, quy định pháp luật và điều kiện môi trường làm việc.

Trong môi trường có mật độ khai thác cao như cảng hàng không, việc duy trì các tiêu chuẩn an toàn không chỉ giúp giảm thiểu tai nạn lao động, hạn chế thương tích và các sự cố nghiêm trọng mà còn góp phần nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, cải thiện năng suất lao động và giảm các chi phí phát sinh do gián đoạn hoạt động hoặc khắc phục sự cố.

Tại Việt Nam, yêu cầu về an toàn khai thác cảng hàng không cũng ngày càng được siết chặt. Theo Quyết định 1215/QĐ-CHK (2025) của Cục Hàng không Việt Nam, người khai thác cảng hàng không phải xây dựng chương trình giám sát nội bộ an toàn, bao gồm các hoạt động kiểm tra định kỳ, kiểm tra liên tục, kiểm tra đột xuất và thực hiện các hành động khắc phục đối với các thiếu sót được phát hiện. Các công tác bảo trì không chỉ nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì các tiêu chuẩn an toàn khai thác tại sân bay.

3. Vấn đề lớn nhất trong quản lý bảo trì không hiệu quả

Bảo trì được chia thành hai nhóm chính: 

• Bảo trì phòng ngừa có kế hoạch (PPM) được lên kế hoạch và triển khai một cách có hệ thống, chủ động, được kiểm soát và có hồ sơ ghi nhận đầy đủ. Bao gồm việc phát hiện các lỗi nhỏ dựa trên tình trạng thực tế của thiết bị, từ đó cho phép thay thế hoặc sửa chữa kịp thời nhằm ngăn ngừa các sự cố nghiêm trọng xảy ra. Mục tiêu của PPM là duy trì cơ sở vật chất luôn trong tình trạng hoạt động tốt.

• Bảo trì phản ứng hay bảo trì không có kế hoạch (PM) bao gồm các hoạt động xử lý sự cố hỏng hóc, tai nạn, sửa chữa khắc phục và bảo trì khẩn cấp. Loại hình bảo trì này thường phát sinh do các vấn đề như phá hoại tài sản, sử dụng không đúng cách hoặc thiếu các hoạt động bảo trì định kỳ.

Vấn đề lớn nhất trong bảo trì không nằm ở việc sửa chữa thiết bị, mà nằm ở việc thiếu năng lực, thiếu dữ liệu, thiếu công nghệ và thiếu tính chủ động trong quản lý bảo trì. Ngoài ra, việc các lịch trình bảo trì thường xuyên không được thực hiện đúng thời hạn đã dẫn đến tình trạng bảo trì mang tính đối phó và bị động. Vấn đề này không chỉ làm lãng phí ngân sách dành cho bảo trì mà còn làm giảm hiệu quả của các hoạt động bảo trì

4. Giải pháp thực thi quản lý bảo trì hiệu quả

4.1 Bảo trì phòng ngừa có kế hoạch (PPM)

Nghiên cứu xác nhận Planned Preventive Maintenance (PPM) là phương pháp bảo trì trọng tâm được áp dụng tại KLIA Airport và hoàn toàn có thể triển khai tại các cảng hàng không khác. Thông qua việc kiểm tra định kỳ, bảo trì theo kế hoạch và phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường, PPM giúp hạn chế sự cố ngoài ý muốn, duy trì hoạt động vận hành ổn định và kéo dài tuổi thọ của tài sản.

Để PPM được được nâng cao hiệu quả triển khai, nhiều đơn vị bắt đầu ứng dụng phần mềm CMMS để tự động hóa kế hoạch bảo trì, mà không cần quản lý dữ liệu bảo trì thủ công bằng hồ sơ giấy hoặc bảng tính như excel, tránh dữ liệu rời rạc khó kiểm soát. 

4.2 Kết hợp chiến lược bảo trì ngắn hạn và dài hạn

Không có một chiến lược bảo trì nào có thể giải quyết toàn bộ các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành cảng hàng không. Trong khi các kế hoạch bảo trì dài hạn giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tình trạng tài sản, xây dựng ngân sách, dự báo nhu cầu nhân lực và vật tư, thì các sự cố bất ngờ vẫn có thể xảy ra trong quá trình khai thác.

Do đó, việc kết hợp giữa chiến lược bảo trì dài hạn và chiến lược ngắn hạn (bảo trì khắc phục và bảo trì sự cố) là cần thiết để vừa đảm bảo tính chủ động trong công tác bảo trì, vừa duy trì khả năng phản ứng nhanh khi phát sinh hư hỏng ngoài kế hoạch.

4.3 Thay thế tài sản định kỳ 

Bên cạnh công tác bảo trì định kỳ, việc lập kế hoạch thay thế tài sản theo vòng đời cũng là một chiến lược quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì. Một số hạng mục như hệ thống chiếu sáng, hệ thống xử lý không khí (AHU) và hệ thống phòng cháy chữa cháy thường được theo dõi và đánh giá định kỳ để xây dựng kế hoạch thay thế phù hợp, nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành và đáp ứng các yêu cầu về an toàn.

Việc chủ động thay thế các tài sản đã xuống cấp giúp hạn chế nguy cơ xảy ra sự cố ngoài kế hoạch, giảm thời gian ngừng hoạt động và duy trì khả năng vận hành ổn định của hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể chủ động hơn trong việc lập ngân sách, phân bổ nguồn lực và duy trì chất lượng cơ sở hạ tầng trong dài hạn.

4.4 Ứng dụng công nghệ hiện đại trong bảo trì

Để quản lý hiệu quả khối lượng lớn tài sản và hoạt động bảo trì, nhiều cảng hàng không hiện nay đã ứng dụng "Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính" (CMMS). Hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ thông tin vòng đời tài sản, tự động lập kế hoạch bảo trì, theo dõi lịch sử sửa chữa, quản lý vật tư và giám sát tiến độ công việc trên một nền tảng duy nhất.

Hệ thống hỗ trợ tự động cảnh báo thông minh khi thiết bị đến kỳ bảo dưỡng, nhắc nhở các công việc cần thực hiện và hỗ trợ theo dõi tiến độ xử lý. Nhờ khả năng lưu trữ và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, CMMS giúp đội ngũ kỹ thuật phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường, đưa ra quyết định nhanh hơn và nâng cao hiệu quả xử lý sự cố.

5. Phần mềm quản lý bảo trì hiện đại cho cảng hàng không - CMMS

CMMS.vn với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai giải pháp, phần mềm quản lý bảo trì CMMS được phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời tài sản từ vận hành, bảo trì đến sửa chữa và thay thế, tạo mô hình làm việc không giấy tờ, có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. CMMS.vn cho phép doanh nghiệp có thể tùy chỉnh linh hoạt phân hệ nghiệp vụ theo từng nhu cầu đặc thù.

Phần mềm CMMS.vn hỗ trợ số hóa công tác quản lý bảo trì tại Cảng hàng không thông qua các tính năng:

• Lưu trữ thông tin vòng đời thiết bị: Quản lý tập trung toàn bộ thông tin tài sản và thiết bị từ mã, tên, vị trí, model, serial, xuất xứ, đơn vị sử dụng đến lịch sử sửa chữa và bảo trì. Giúp đội ngũ kỹ thuật dễ dàng tra cứu và phối hợp xử lý sự cố.
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ: Tự động thiết lập lịch bảo trì theo tuần, tháng hoặc số lần vận hành, giúp đảm bảo thiết bị được kiểm tra và bảo dưỡng đúng kế hoạch.
• Tự động nhắc lịch bảo trì: Hệ thống gửi thông báo khi đến hạn bảo trì hoặc phát sinh công việc cần thực hiện, hạn chế tình trạng bỏ sót công việc.
• Quản lý lịch sử bảo trì và sửa chữa: Theo dõi toàn bộ quá trình sửa chữa, thay thế và bảo dưỡng của từng thiết bị trong suốt vòng đời sử dụng.
• Thống kê và phân tích dữ liệu bảo trì: Tự động tổng hợp chi phí bảo trì, tần suất hỏng hóc và hiệu quả các hoạt động bảo trì để hỗ trợ ra quyết định.
• Kiểm kê tài sản bằng mã QR: Hỗ trợ kiểm kê tài sản trực tiếp thông qua mã QR được gắn trên từng thiết bị và chủ động tạo các phiếu báo cáo ngay trên điện thoại.
• Quản lý tồn kho vật tư: Theo dõi số lượng vật tư, linh kiện thay thế và hỗ trợ kiểm tra tồn kho khi phát sinh nhu cầu sửa chữa.
• Phân quyền và phối hợp công việc: Phân công công việc đến đúng cá nhân hoặc bộ phận phụ trách, đồng thời theo dõi tiến độ xử lý trên một nền tảng tập trung.
• API mở: giúp kết nối các phân hệ nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất và hỗ trợ đấu nối với các hệ thống bên thứ 3 mà doanh nghiệp đang sử dụng

Lưu trữ toàn bộ thông tin bảo trì về Tài Sản - Thiết bị

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị, đừng ngần ngại hãy liên hệ với CMMS.vn để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí" để có cái nhìn tổng quan hơn về Phần mềm của chúng tôi.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@cmms.vn

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ BẢO TRÌ VIỆT NAM