- 14/12/2023
- Chia sẻ kiến thức
CMMS - Tính năng, lợi ích và cách sử dụng cho doanh nghiệp | 2023
Với sự phát triển của công nghệ thông tin và dữ liệu số, CMMS ngày càng trở nên phổ biến và được các chủ doanh nghiệp tìm hiểu, cân nhắc áp dụng.
Hệ thống Quản lý Bảo trì trên máy tính (CMMS) đang trở thành một công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản và hoạt động bảo trì. CMMS là viết tắt của Computerized Maintenance Management System, được định nghĩa là một hệ thống phần mềm được thiết kế để tối ưu hoá việc lập kế hoạch, lên lịch và thực hiện các hoạt động bảo trì máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin và dữ liệu số, CMMS ngày càng trở nên phổ biến và được các chủ doanh nghiệp tìm hiểu, cân nhắc áp dụng. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan hơn về CMMS, bao gồm tính năng, chức năng, lợi ích và cách sử dụng có hiệu quả trong doanh nghiệp.
CMMS Là gì?
CMMS là hệ thống quản lý bảo trì máy tính hoá, cho phép các doanh nghiệp sản xuất và vận hành tự động hoá các quy trình lập kế hoạch, lên lịch và quản lý hoạt động bảo trì máy móc thiết bị.
Công cụ này rất hữu ích vì có thể giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu về trạng thái và hoạt động của tài sản, từ đó lên lịch bảo trì phù hợp, cung cấp chỉ dẫn chi tiết cho kỹ thuật viên, tối ưu hoá quá trình mua sắm phụ tùng và giảm thiểu thời gian ngưng máy không cần thiết.
Tính năng và chức năng của CMMS
Quản lý tài sản
1. Giới thiệu về quản lý tài sản trong CMMS
Quản lý tài sản là một trong những chức năng quan trọng nhất của CMMS. Cho phép doanh nghiệp theo dõi tất cả các tài sản, thiết bị liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh như máy móc, dây chuyền, cảm biến, bơm...
Quản lý tài sản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn trạng thái và hiệu suất của các tài sản này. Đây là yếu tố then chốt giúp nâng cao độ tin cậy và tiết kiệm chi phí bảo trì trong dài hạn.
2. Các chức năng của quản lý tài sản trong CMMS
Các tính năng chính của quản lý tài sản bao gồm:
- Đăng ký, mã hóa tài sản: Cho phép xác định, đặt tên và gắn mã cho tất cả các tài sản, cơ sở dữ liệu tập trung này cho phép tra cứu dễ dàng.
- Quản lý hiệu suất tài sản: Thu thập dữ liệu về tình trạng hoạt động, số giờ chạy, hiệu suất để phân tích và đánh giá tổng quan.
- Theo dõi vị trí, tình trạng tài sản: Cập nhật trạng thái (tốt, hỏng, bảo trì...) và vị trí địa lý của tài sản.
- Báo cáo tuổi thọ còn lại: Ước tính thời gian tài sản còn có thể hoạt động được dựa trên dữ liệu bảo trì và khai thác.
Quản lý bảo trì
1. Khái niệm quản lý bảo trì và vai trò
Quản lý bảo trì là quá trình lên kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nhiệm vụ bảo dưỡng, sửa chữa tài sản với mục tiêu đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả cao nhất của thiết bị.
Trong CMMS, quản lý bảo trì sẽ số hóa và tự động hóa quy trình này để giảm thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
2. Các chức năng quản lý bảo trì trong CMMS
Quản lý bảo trì trong CMMS cung cấp các tính năng như:
- Lập kế hoạch bảo trì: Xây dựng lịch trình và kiểm tra định kỳ dựa theo quy định của nhà sản xuất.
- Theo dõi công việc và lịch sử: Ghi lại chi tiết mọi công việc đã làm, phụ tùng đã thay cho mỗi tài sản.
- Quản lý phiếu yêu cầu: Tự động hóa luồng quản lý yêu cầu bảo trì, phân công và xem trạng thái xử lý.
- Quản lý đội kỹ thuật bên ngoài: Theo dõi, đánh giá và so sánh hiệu quả các nhà thầu/bên cung cấp dịch vụ bảo trì.
Quản lý tồn kho
1. Giới thiệu về quản lý tồn kho trong CMMS
Bên cạnh bảo trì, khâu quản lý tồn kho phụ tùng, vật tư cũng là một lĩnh vực then chốt ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất. Do đó, CMMS cũng hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu khâu này.
Quản lý tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng, giá trị hàng hoá, nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, khoa học. Từ đó giảm thiểu tồn kho, hạn chế thừa thiếu hụt và lãng phí nguồn lực.
2. Các chức năng quản lý tồn kho trong CMMS
Các tính năng quản lý tồn kho bao gồm:
- Theo dõi lượng tồn: Cho phép kiểm kê và cập nhật số lượng sẵn có của tất cả các mặt hàng trong kho.
- Lập kế hoạch mua sắm: Dự báo nhu cầu sử dụng, đề xuất danh mục và khối lượng cần mua dựa trên mức tiêu thụ trước đây.
- Quản lý xuất/nhập kho: Ghi lại lịch sử giao dịch, xuất/nhập cho từng mặt hàng với đầy đủ thông tin như ngày giờ, số lượng, lý do...
- Cấp phát nguyên vật liệu: Quản lý việc cấp phát nguyên vật liệu cho các công trình/bộ phận tiêu thụ.
III. Lợi ích của CMMS
Tăng hiệu suất và độ tin cậy của tài sản
1. CMMS giúp nâng cao hiệu suất và độ tin cậy của tài sản
CMMS đem lại một số lợi ích quan trọng giúp nâng cao hiệu suất vận hành của tài sản:
- Quá trình bảo trì khoa học và hệ thống hơn giúp phát hiện, sửa chữa sớm các hư hỏng.
- Kế hoạch bảo trì định kỳ, dự phòng giúp phòng ngừa các sự cố trục trặc đột xuất.
- Phân bổ ngân sách, nguồn lực hợp lý, tiết kiệm chi phí bảo dưỡng.
Nhờ đó, tình trạng ngưng máy/dừng hoạt động không cần thiết sẽ được giảm thiểu rõ rệt.
2. Dữ liệu thống kê liên quan
Theo thống kê của Viện Tự động hóa Châu Âu (EAI), các doanh nghiệp sử dụng CMMS có thể tiết kiệm 10-30% chi phí bảo trì, nâng cao hiệu suất tài sản đến 25% thông qua việc giảm thời gian ngưng máy không mong muốn.
Ví dụ cụ thể, hãng dệt may Pivot Point triển khai CMMS và chỉ sau 6 tháng đã tiết kiệm được 1.500.000.000 VND chi phí bảo trì nhờ cắt giảm thời gian dừng máy 35% thông qua các hoạt động bảo trì dự phòng theo lịch định kỳ.
Giảm thiểu thời gian dừng máy và chi phí bảo trì
1. Lợi ích của CMMS trong việc giảm thời gian dừng máy và chi phí bảo trì
Bên cạnh nâng cao độ tin cậy tài sản, CMMS còn đem lại nhiều lợi ích khác:
- Quy trình báo cáo, phân tích sự cố nhanh chóng giúp giảm thiểu thời gian khắc phục hồi hoạt động.
- Quản lý vật tư, phụ tùng tối ưu tạo điều kiện phục vụ nhanh sửa chữa đúng yêu cầu.
- Kho dữ liệu, báo cáo chi tiết giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ, đề ra giải pháp phòng ngừa lâu dài.
Nhờ đó, thời gian dừng hoạt động, thời gian chờ đợi do thiếu hụt nguồn lực... được rút ngắn. Qua đó, chi phí cho khâu vận hành/sửa chữa cũng giảm theo.
2. Ví dụ minh họa
Theo nghiên cứu của ARC Advisory Group, các nhà máy áp dụng CMMS thường giảm được 10-20% tổng thời gian dừng máy. Điều này đồng nghĩa với việc gia tăng năng suất lao động và sản lượng sản xuất ít nhất 10-20%.
Một ví dụ tiêu biểu là Công ty Bentley Mills (Mỹ) sử dụng CMMS để cắt giảm 50% thời gian khắc phục sự cố thiết bị so với trước đây nhờ quy trình xử lý nhanh, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Cải thiện quy trình làm việc và tăng độ chính xác của dữ liệu
1. Cách CMMS cải thiện quy trình làm việc và độ chính xác dữ liệu
CMMS mang lại một số lợi ích đáng kể về mặt quy trình và chất lượng dữ liệu:
- Quy trình báo cáo, xử lý sự cố được quy chuẩn, thông suốt hơn.
- Truy xuất, chia sẻ thông tin nhanh chóng, dễ dàng giữa các bộ phận liên quan.
- Dữ liệu được lưu trữ tập trung, có hệ thống trong CMMS nên độ chính xác và tin cậy cao hơn.
Điều này giúp quản lý và nhân viên kỹ thuật tiếp cận thông tin nhanh, ra quyết định sát thực tế và xử lý vấn đề kịp thời.
2. Khả năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu
CMMS còn hỗ trợ doanh nghiệp về mặt phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven).
Cụ thể:
- Cho phép trích xuất dữ liệu dễ dàng để đánh giá hiệu quả các khâu quản lý tài sản, bảo trì, mua sắm...
- Tạo các bảng biểu, báo cáo phân tích chi tiết về tình hình sử dụng, chi phí tài sản, thời gian và nguyên nhân dừng máy...
- Phân tích xu hướng, so sánh kết quả trước/sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả các chiến lược quản lý, cũng như phát hiện cơ hội cải thiện hoạt động.
IV. Kết luận
Với khả năng tự động hóa quy trình, thu thập và phân tích dữ liệu, CMMS sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và tài sản, đồng thời tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào chưa áp dụng CMMS đều nên tìm hiểu và cân nhắc đưa vào ứng dụng, đặc biệt là các công ty sản xuất quy mô vừa và lớn có nhiều tài sản cần quản lý. Đây chắc chắn sẽ là quyết định đúng đắn, mang lại giá trị và lợi ích thiết thực cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
