1. Những thách thức lớn trong công tác vận hành và bảo trì tòa nhà

1.1 Hệ thống PCCC

Tại Việt Nam, bảo trì hệ thống PCCC không còn là vấn đề kỹ thuật mà được pháp luật quản lý nghiêm ngặt bằng văn bản, yêu cầu mọi Tòa nhà - Chung cư phải đảm bảo hệ thống PCCC được đạt chuẩn theo nghị định 136/2020/NĐ-CP và tiêu chuẩn quốc gia TCVN 3890:2023.

Hệ thống PCCC nếu không được bảo trì định kỳ?

Hệ thống sprinkler hoạt động không hiệu quả

• Theo Hiệp hội Phòng cháy Chữa cháy Quốc gia Hoa Kỳ (NFPA) các nguyên nhân phổ biến bao gồm: Động cơ hệ thống máy bơm bị khô dầu, rỉ sét, rơ le hỏng khiến máy bơm không tự động kích hoạt khi áp lực nước giảm.

• Đường ống dẫn nước bị rò rỉ, giảm áp lực nước do cặn bẩn tích tụ và van mở khóa bị nghẹt cứng.

Hiện tượng báo cháy giả

• Đầu báo khói/nhiệt sau một thời gian sử dụng có thể sẽ bị bám nhiều bụi bẩn, hơi nước và khói, mắt cảm biến trở nên quá nhạy và gây báo động giả hoặc độ nhạy bị giảm của không hoạt động chính xác khi có khói.

Tủ/ổ điện nóng bất thường

• Trong trường hợp nóng quá mức do mức sử dụng cao có thể xuất hiện mùi khét khi sử dụng, các dấu hiệu nóng đang tiềm ẩn nguy cơ chập điện hoặc đã hư hỏng, có thể ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống.

• Từ một thiết bị trong hệ thống PCCC có thể trở thành "nguyên nhân" của đám cháy nếu không được kiểm tra bảo trì định kỳ.

Thiết bị không phát tín hiệu báo cháy

• Mạch NAC có nhiệm vụ giám sát và cấp nguồn cho các thiết bị cảnh báo như còi, chuông và đèn chớp.

• Nếu không được kiểm tra và bảo dưỡng, các trường hợp như đứt/chập mạch, thiếu điện trở cuối tuyến (EOL) hoặc tải vượt quá công suất cho phép của tủ trung tâm thì các tín hiệu sơ tán có thể không được kích hoạt đúng cách nếu cách.

1.2 Hệ thống Cấp thoát nước

Bên cạnh hệ thống PCCC, hệ thống cấp thoát nước cũng là một trong những hạng mục quan trọng cần được kiểm tra và bảo trì thường xuyên do phần lớn đường ống, bể chứa và thiết bị kỹ thuật được lắp đặt âm tường hoặc dưới tầng hầm nên các dấu hiệu xuống cấp thường khó phát hiện.

Nếu không được bảo trì định kỳ, hệ thống cấp thoát nước có thể phát sinh nhiều sự cố tình trạng rò rỉ nước ngầm dài ngày sẽ gây lún móng, xuống cấp giá trị toàn bộ tòa nhà.

Hệ thống Cấp thoát nước nếu không được bảo trì định kỳ?

Tràn và tắc nghẽn hệ thống cấp thoát nước

• Các đường ống dẫn nước, hố ga, bồn cầu, phễu sàn hoặc ống thoát nước mưa dễ bị tắc nghẽn do cặn bẩn, dầu mỡ, rác hoặc các rễ cây.

• Khi mưa lớn, hệ thống thoát nước yếu có thể khiến tầng trệt hoặc tầng hầm bị ngập.

Đường ống bị rò rỉ

• Các sự cố nước tắc nghẽn hoặc trào ngược chất thải xảy ra nếu không kiểm tra thường xuyên, dẫn đến các đường ống kim loại lâu năm dễ bị ăn mòn, đóng cặn, làm giảm áp lực nước, lão hóa gioăng và các khớp nối.

Ô nhiễm nguồn nước

• Chất lượng nước lưu trữ chịu ảnh hưởng đáng kể bởi đặc tính của bể chứa và cách thức quản lý. Các yếu tố như vật liệu chế tạo bể, thời gian lưu nước, tuổi thọ, màu sắc, thiết kế và vị trí lắp đặt đều có thể làm suy giảm chất lượng nước.
  

• Bên cạnh các thực hành bảo trì như vệ sinh bể chứa và đậy kín bể cũng tác động trực tiếp đến chất lượng nước lưu trữ.

• Cơ quan Quản lý Nước Quốc gia Singapore (PUB) cảnh báo rằng "bể chứa nước" không được bảo trì đúng cách có thể trở thành nguồn gây ô nhiễm diện rộng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nước phục vụ người sử dụng.

Máy bơm nước không ổn định

• Khi máy bơm lâu ngày không được bảo trì, lớp mỡ bị khô hoặc nhiễm bẩn, ma sát sẽ tăng cao gây nóng máy dẫn đến bạc đạn sẽ bị vỡ, làm cong hoặc gãy trục bơm do rung động vượt mức cho phép.

• Các rủi ro khác như rò rỉ điện do lớp vỏ cách điện motor bị mục và lão hóa do nhiệt độ cao. Các hệ thống buồng bơm không được vệ sinh và căn chỉnh đồng tâm trục sẽ làm giảm hiệu suất, có thể tăng 15-25% hóa đơn tiền điện.

1.3 Hệ thống phát Điện

Hệ thống điện đóng vai trò cung cấp năng lượng cho toàn bộ hoạt động của tòa nhà, từ chiếu sáng, điều hòa không khí, thang máy đến các hệ thống an ninh và PCCC. Do hoạt động liên tục với tải trọng lớn, các thiết bị điện dễ bị xuống cấp theo thời gian dẫn đến nguy cơ rủi ro vận hành và đảm bảo an toàn.

Hệ thống Điện nếu không được bảo trì định kỳ?

Nguy cơ gây cháy từ tủ điện

• Theo nghiên cứu được công bố thông qua NFPA Research Foundation, khi các mối nối điện lỏng có thể gây phát nhiệt cục bộ, điện trở tiếp xúc tăng lên và dẫn đến cháy lớp cách điện dây dẫn cũng như các vật liệu dễ cháy xung quanh. Khiến tủ điện nóng bất thường, có mùi khét hoặc dấu hiệu cháy xém, CB/Aptomat nhảy liên tục. 
  

Mất điện cục bộ

• Trường hợp mất điện do tủ điện và switchgear (thiết bị đóng cắt) bị hư hỏng được ghi nhận xảy ra khi có dấu hiệu hồ quang điện, nóng chảy thanh cái và tích tụ nhiệt do hệ thống không được không phát hiện các kết nối suy giảm, không kiểm tra tình trạng cách điện và thực hiện bảo trì phòng ngừa.
  

• Các trường hợp mất điện cục bộ có thể ảnh hưởng đến hệ thống PCCC, thang máy,...

Suy giảm khả năng cách điện

• Sứ xuyên điện là thiết bị cách điện dùng để dẫn điện từ bên trong ra bên ngoài các thiết bị điện cao áp như máy biến áp, máy cắt và tủ điện, đồng thời đảm bảo cách điện an toàn giữa dây dẫn mang điện và phần vỏ nối đất.

• Các ghi nhận vận hành thực tế cho biết khoảng 90% các trường hợp hư hỏng sứ xuyên được xác định là do hơi ẩm xâm nhập qua các gioăng kín bị xuống cấp, rò rỉ hoặc các vị trí hở khác trên kết cấu sứ xuyên, dẫn đến suy giảm đặc tính cách điện và làm gia tăng nguy cơ phóng điện, sự cố thiết bị.

Máy phát điện ngừng hoạt động

• Hỏng ắc quy là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến máy phát điện không thể khởi động khi cần thiết.
  

• Bên cạnh việc không bảo trì định kỳ có thể làm nhiên liệu xuống cấp, gây tắc nghẽn bộ lọc và làm giảm hiệu suất vận hành, thì dầu bôi trơn và dung dịch làm mát không được kiểm tra, thay thế đúng thời gian có thể dẫn đến hiện tượng quá nhiệt, gây hư hỏng động cơ.

• Các bộ phận cơ khí bị hao mòn nhưng không được phát hiện và xử lý kịp thời cũng làm gia tăng nguy cơ hỏng hóc đột ngột, đặc biệt khi máy phát điện phải vận hành ở tải cao hoặc trong tình huống khẩn cấp.

1.4 Hệ thống Thang máy

Thang máy là hệ thống vận hành với tần suất cao và yêu cầu mức độ an toàn nghiêm ngặt. Tuy nhiên, những sự cố thang máy dừng đột ngột thường dẫn đến kẹt người trong Cabin, bắt nguồn từ việc không phát hiện sớm các dấu hiệu xuống cấp của thiết bị.

Hệ thống Thang máy nếu không được bảo trì định kỳ?

Cửa thang máy đóng mở không chính xác

• Cảm biến cửa, cảm biến tải trọng và cảm biến dừng tầng bị bám bụi hoặc xuống cấp dẫn đến nhận sai tín hiệu. 

• Ray cửa bị lệch hoặc con lăn và cơ cấu đóng mở bị hao mòn có thể dừng đột ngột hoặc không mở được cửa.
  

Cabin rung lắc

• Nguyên nhân do các bộ phận như cáp tải, puly, ray dẫn hướng, động cơ và hệ thống phanh điện từ bị hao mòn theo thời gian nhưng không được kiểm tra, thay dầu, siết chặt cáp, hiệu chỉnh hoặc các bộ phận cơ khí bị hao mòn. 

Hệ thống cứu hộ tự động không hoạt động khi mất điện

• Hệ thống cứu hộ tự động (ARD) trong thang máy sẽ không hoạt động khi mất điện nếu ắc quy dự phòng bị chai hoặc hư hỏng, khiến nguồn điện tích trữ không đủ để vận hành hệ thống cứu hộ.

• Các Bo mạch điều khiển hoặc hệ thống tiếp điểm (contactor, relay) bị hỏng, cùng với các kết nối tín hiệu lỏng lẻo hoặc đứt dây, có thể khiến ARD không nhận được tín hiệu mất điện để kích hoạt chế độ cứu hộ.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác bảo trì kém hiệu quả

Những sự cố bảo trì kém hiệu quả liên quan đến hệ thống PCCC, cấp thoát nước, điện hay thang máy không hoàn toàn xuất phát từ lỗi kỹ thuật hoặc năng lực của đội ngũ vận hành mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

2.1 Quản lý tòa nhà

Cơ cấu tổ chức

• Để đảm bảo công tác bảo trì hiệu quả, một cơ cấu tổ chức phù hợp và sự hiểu biết đầy đủ về trách nhiệm của từng nhân viên là điều cần thiết. Khi các vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ ràng, hiệu quả quản lý và thực hiện công tác bảo trì sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.

Lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình bảo trì kém

• Chi phí bảo trì chịu ảnh hưởng đáng kể bởi việc lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình bảo trì. Một công tác bảo trì thiếu kế hoạch và lịch trình không hợp lý cho thấy tổ chức chưa áp dụng phương pháp bảo trì phòng ngừa. Điều này có thể dẫn đến chi phí sửa chữa tăng nhưng tuổi thọ công trình thì giảm.

2.2 Ngân sách

• Ngân sách bảo trì được xem là một trong những yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả vận hành công trình. Chi phí vận hành và bảo trì có thể chiếm tới 75–80% tổng chi phí vòng đời công trình.

• Việc thiếu hụt nguồn lực tài chính hoặc phân bổ ngân sách không phù hợp có thể làm giảm khả năng thực hiện bảo trì định kỳ, trì hoãn các hoạt động sửa chữa cần thiết và kéo dài thời gian xử lý sự cố. Điều này không chỉ làm gia tăng chi phí khắc phục trong dài hạn mà còn ảnh hưởng đến độ tin cậy và tuổi thọ của hệ thống thiết bị.

2.3 Kỹ thuật 

Lựa chọn đội bảo trì không đủ năng lực

• Hiệu quả của công tác bảo trì phụ thuộc nhiều vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của nhà thầu. Một nhà thầu bảo trì đáng tin cậy cần hiểu rõ chi phí, năng lực thực hiện công việc và xây dựng uy tín dựa trên những thành tựu trước đó.

• Ngược lại, các nhà thầu không đủ năng lực thường không thể cung cấp đội ngũ nhân công có kỹ năng và chuyên môn phù hợp để thực hiện công việc, dẫn đến lãng phí thời gian, công sức và làm giảm chất lượng bảo trì.

Thiếu sự phối hợp giữa đội kỹ thuật

• Sự thiếu phối hợp giữa đội kỹ thuật ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả bảo trì của Tòa nhà. Để tối ưu khả năng bảo trì được hiệu quả, tất cả các thành viên tham gia dự án như kiến trúc sư, kỹ sư, nhà thầu, nhà quản lý cơ sở vật chất và các bên liên quan khác cần có sự phối hợp ngay từ giai đoạn đầu của dự án.

• Nếu bỏ qua sự phối hợp này, việc bảo trì có thể phát sinh nhiều sự cố cần sửa chữa khẩn cấp sau khi hoàn thành, mặc dù những vấn đề đó hoàn toàn có thể được ngăn ngừa trong giai đoạn thiết kế và thi công.

2.4 Thiếu ứng dụng công nghệ tự động

Không áp dụng bảo trì theo kế hoạch và kiểm tra định kỳ

• Việc thiếu các quy trình bảo trì theo kế hoạch là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự xuống cấp của Tòa nhà. Một kế hoạch bảo trì định kỳ và kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sớm các hư hỏng, từ đó giảm thiểu được chi phí sửa chữa lớn và kéo dài tuổi thọ tòa nhà.

Thiếu hồ sơ và dữ liệu lịch sử bảo trì

• Hồ sơ bảo trì đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình trạng thiết bị, lịch sử sửa chữa và các hoạt động bảo dưỡng đã thực hiện. Tuy nhiên, tại nhiều tòa nhà, dữ liệu vẫn được lưu trữ phân tán trên hồ sơ giấy, file Excel hoặc nhiều nguồn khác nhau, gây khó khăn trong việc quản lý và truy xuất thông tin.

• Khi hồ sơ bảo trì không đầy đủ hoặc thiếu tính tập trung, bộ phận vận hành sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá tình trạng tài sản, xác định nguyên nhân sự cố và xây dựng kế hoạch bảo trì phù hợp.

Khó đánh giá chất lượng bảo trì

• Việc thiếu dữ liệu lịch sử sửa chữa và công cụ theo dõi các hoạt động bảo trì đã thực hiện khiến bộ phận vận hành gặp khó khăn trong việc đánh giá tình trạng thiết bị và hiệu quả công tác bảo trì.
  

• Khi không có đầy đủ thông tin về các sự cố đã phát sinh, linh kiện đã thay thế hay tần suất hư hỏng, các quyết định sửa chữa và bảo dưỡng có thể thiếu chính xác, làm gia tăng nguy cơ phát sinh sự cố lặp lại và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.

Khó theo dõi công tác bảo trì của đội ngũ kỹ thuật

• Việc thiếu các công cụ phân quyền, theo dõi và đánh giá nhân sự, dẫn đến Ban quản lý khó kiểm soát tiến độ công việc, chất lượng thực hiện của đội kỹ thuật hoặc nhà thầu bảo trì.

• Điều này có thể dẫn đến tình trạng bảo trì không đạt yêu cầu, làm gia tăng hư hỏng, suy giảm hiệu suất vận hành và tốn nhiều chi phí.

Theo nghiên cứu được thực hiện tại TP.HCM cùng 147 chuyên gia bảo trì và đăng trên Journal of Science and Transport Technology cho thấy hiệu quả bảo trì tòa nhà chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như quản lý, ngân sách, kỹ thuật và ứng dụng công nghệ. Đáng chú ý, các yếu tố liên quan đến ứng dụng công nghệ được xác định là rào cản lớn nhất đối với hiệu quả bảo trì.

Thực hiện công tác bảo trì hiệu quả có thể:

3. Nâng cao công tác bảo trì với Phần mềm quản lý bảo trì - CMMS

CMMS.vn với hơn 25 năm kinh nghiệm trong ngành triển khai giải pháp phần mềm quản lý bảo trì, CMMS được phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời tài sản từ vận hành, bảo trì đến sửa chữa và thay thế, tạo mô hình làm việc không giấy tờ, có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm CMMS.vn hỗ trợ số hóa toàn bộ công tác bảo trì Tòa nhà thông qua các tính năng:

• Lưu trữ thông tin vòng đời thiết bị: Để đội ngũ kỹ thuật có thể dễ dàng tra cứu, đánh giá được mức độ hư hỏng và ra quyết định sửa chữa chính xác, phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý tập trung toàn bộ thông tin các thiết bị máy móc từ mã, tên, vị trí, model, serial, xuất xứ, đơn vị sử dụng đến lịch sử sửa chữa và bảo trì.

• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ: Để giảm bớt sai sót và mất thời gian, phần mềm thông minh hỗ trợ tự động thiết lập kế hoạch và lịch bảo trì cho từng thiết bị máy móc (theo tuần/tháng/số lần vận hành) giúp đảm bảo thiết bị luôn được kiểm tra và bảo dưỡng đúng kế hoạch.

• Tự động nhắc lịch bảo trì: Không lo quên hoặc bỏ sót bất kỳ hạng mục bảo trì định kỳ nào. Khi đến hạn hệ thống sẽ tự động gửi thông báo bảo trì hoặc phát sinh công việc cần thực hiện.

• Quản lý lịch sử bảo trì và sửa chữa: Phần mềm hỗ trợ theo dõi và lưu trữ toàn bộ quá trình sửa chữa, thay thế và bảo dưỡng của từng thiết bị trong suốt vòng đời sử dụng. Giúp đội ngũ kĩ thuật hiểu rõ lịch sử của từng thiết bị, quyết định nên thay mới hay tiếp tục sửa chữa.

• Thống kê và phân tích dữ liệu bảo trì: Tự động tổng hợp chi phí bảo trì, tần suất hỏng hóc và hiệu quả các hoạt động bảo trì để hỗ trợ ra quyết định.

• Kiểm kê tài sản bằng mã QR: Hỗ trợ kiểm kê máy móc trực tiếp thông qua mã QR được gắn trên từng thiết bị và chủ động tạo các phiếu báo cáo ngay trên điện thoại.

• Quản lý tồn kho vật tư: Theo dõi và cập nhật số lượng vật tư, linh kiện thay thế và hỗ trợ kiểm tra tồn kho khi phát sinh nhu cầu sửa chữa cần thay thế.

• Phân quyền và phối hợp công việc: Phân công công việc đến đúng cá nhân hoặc bộ phận phụ trách, đồng thời theo dõi tiến độ xử lý công việc trên một nền tảng tập trung, giúp nhà quản lý đánh giá được công tác bảo trì của đội ngũ kĩ thuật.

• API mở: giúp kết nối các phân hệ nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất và hỗ trợ đấu nối với các hệ thống bên thứ 3 mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Xem toàn bộ thông tin về Thiết bị - Máy móc trên app Mobile

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về Phần mềm quản lý Bảo trì, đừng ngần ngại hãy liên hệ với CMMS.vn để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí" để có cái nhìn tổng quan hơn về Phần mềm của chúng tôi.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@cmms.vn

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ BẢO TRÌ VIỆT NAM