Một xưởng sản xuất tầm trung thường có file Excel theo dõi đơn hàng, một file khác cho tồn kho, file định mức do bộ phận kỹ thuật giữ, còn kế toán nhập liệu riêng trên phần mềm của mình. Cuối tháng, số tồn kho của kho, của kế toán và của xưởng mỗi nơi một kiểu. Giá thành một lô hàng chỉ có khi cả nhóm ngồi đối chiếu thủ công vài ngày.

Bài này CMMS sẽ chia sẻ những đánh giá về phần mềm quản lý sản xuất Workit dưới góc nhìn của người đang so sánh các giải pháp ERP: Workit làm được những gì, hợp với loại hình doanh nghiệp nào, cần cân nhắc điều gì trước khi triển khai. Nội dung dựa trên phạm vi chức năng Workit công bố, và bài không đưa ra con số hiệu quả nào chưa có nguồn kiểm chứng.

1. Phần mềm quản lý sản xuất Workit là gì?

Workit ERP là nền tảng quản trị vận hành cho doanh nghiệp, xử lý các việc phía sau hoạt động kinh doanh: sản xuất, kho, mua hàng, tài chính kế toán, tài sản, bảo trì và nhân sự. Đơn vị phát triển là Công ty Cổ phần Workit, nhắm tới các doanh nghiệp ở Việt Nam, nhất là doanh nghiệp sản xuất.

2. Workit quản lý những nghiệp vụ nào?

Quản lý sản xuất

Module này theo dõi lệnh sản xuất từ lúc nhận đơn đến khi nhập kho thành phẩm. Tình huống hay gặp ở các xưởng là kế hoạch nằm trên giấy hoặc Excel, đến lúc làm thật thì thiếu vật tư, còn tiến độ thì mỗi người nắm một phần.

Quản lý nguyên vật liệu và kho

Nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm được ghi nhận trong một hệ thống. Khi kho, sản xuất và kế toán dùng chung dữ liệu, việc đối chiếu qua lại giữa các bộ phận bớt đi. Doanh nghiệp có nhiều kho sẽ thấy khác biệt rõ nhất.

Quản lý BOM và định mức

BOM (bill of materials) liệt kê nguyên vật liệu cấu thành một sản phẩm cùng định mức tiêu hao. Từ đó mới tính được nhu cầu vật tư và giá thành. Nếu BOM chỉ nằm trong file riêng của phòng kỹ thuật, các bộ phận khác gần như không dùng được.

Quản lý mua hàng

Quy trình đi từ đề xuất mua, đặt hàng nhà cung cấp đến nhận hàng. Khi gắn với kế hoạch sản xuất và tồn kho, bộ phận mua hàng biết cần mua gì, bao nhiêu, thay vì mua theo kinh nghiệm hoặc chờ xưởng báo thiếu.

Quản lý giá thành

Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các khoản liên quan được tập hợp để tính giá thành sản phẩm. Kết quả chỉ đáng tin nếu dữ liệu kho, BOM và sản xuất ở các khâu trước đã đúng. Vì vậy module này phụ thuộc nhiều vào chất lượng dữ liệu đầu vào.

Quản lý tài chính – kế toán

Module xử lý các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Do nằm chung hệ thống với kho và mua hàng, nhiều số liệu được ghi nhận từ chứng từ gốc và kế toán đỡ phải nhập lại.

Quản lý tài sản và thiết bị

Tài sản cố định, máy móc, thiết bị của nhà máy được theo dõi tập trung. Doanh nghiệp có nhiều máy hoặc nhiều khuôn mẫu thường cần biết món nào đang ở đâu, thuộc bộ phận nào.

Quản lý bảo trì

Kế hoạch và lịch sử bảo trì thiết bị được ghi nhận trong hệ thống. Máy dừng ngoài dự kiến sẽ làm đứt mạch sản xuất, nên lịch bảo trì gắn với danh mục thiết bị dễ kiểm soát hơn so với ghi sổ tay.

Quản lý nhân sự

Hồ sơ và các nghiệp vụ nhân sự cơ bản nằm cùng hệ thống với các module vận hành.

Tích hợp với hệ thống khác

Workit cung cấp kết nối qua API để trao đổi dữ liệu với phần mềm bên ngoài như POS, CRM hay các hệ thống doanh nghiệp đang dùng. Mức độ tích hợp cụ thể phụ thuộc vào hệ thống cần kết nối và nên được xác nhận ngay trong buổi khảo sát.

3. Đánh giá phần mềm quản lý sản xuất Workit

Khả năng quản lý dữ liệu tập trung

Giá trị lớn nhất của ERP nằm ở chỗ một dữ liệu chỉ nhập một lần rồi dùng ở nhiều nơi. Với phạm vi module hiện có, mã vật tư, BOM, tồn kho và chứng từ của Workit có thể dùng chung giữa các bộ phận. Doanh nghiệp vẫn phải làm sạch danh mục cũ trước khi đưa vào, vì dữ liệu đầu vào lộn xộn thì kết quả cũng lộn xộn.

Khả năng kết nối giữa sản xuất – kho – mua hàng – tài chính

Khi demo, nên kiểm tra đường đi của một đơn hàng: lệnh sản xuất, tính nhu cầu vật tư, đề xuất mua, nhận hàng, xuất kho cho xưởng, nhập kho thành phẩm, rồi ghi nhận kế toán. Nếu chuỗi này chạy liền trên quy trình thật của doanh nghiệp thì đó là tín hiệu tốt.

Khả năng quản lý nguyên vật liệu và giá thành

Kho, BOM và giá thành cùng nằm trên một nền tảng, nên doanh nghiệp có cơ sở để so mức tiêu hao thực tế với định mức. Trước khi chọn, hãy nói rõ phương pháp tính giá thành đang dùng (theo đơn hàng, theo công đoạn hay theo lô) để xác nhận hệ thống đáp ứng được.

Khả năng ứng dụng cho nhiều ngành

Các module của Workit mang tính nền tảng, nên về nguyên tắc có thể dùng cho nhiều ngành có BOM, kho và mua hàng. Mỗi ngành lại có đặc thù riêng, và chỉ khi chạy thử trên quy trình thật mới biết mức phù hợp. Phần các ngành bên dưới sẽ đi vào từng trường hợp.

Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có

Hỗ trợ API là điểm cộng với doanh nghiệp giúp đồng bộ dữ liệu với các hệ thống phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng. Cần hỏi rõ dữ liệu nào trao đổi được, đồng bộ bao lâu một lần và ai chịu trách nhiệm xây dựng kết nối.

Mức độ phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam

Workit hướng tới doanh nghiệp Việt Nam, nên nghiệp vụ kế toán và vận hành được thiết kế theo bối cảnh trong nước. Các yêu cầu cụ thể như hóa đơn, báo cáo thuế, chế độ kế toán đang áp dụng vẫn cần đối chiếu với phiên bản sẽ triển khai.

Ưu điểm của phần mềm quản lý sản xuất Workit

Dựa trên phạm vi chức năng, có thể ghi nhận một số ưu điểm sau.

Nhiều nghiệp vụ nằm trên cùng một nền tảng: sản xuất, kho, mua hàng, tài chính, tài sản, bảo trì, nhân sự. Dữ liệu ít bị phân tán hơn so với cách mỗi bộ phận giữ một file hoặc một phần mềm, và các phòng ban cùng làm việc trên một nguồn số liệu thay vì đối chiếu tay.

Kho và định mức giúp kiểm soát nguyên vật liệu. BOM và giá thành nằm cùng hệ thống nên việc theo dõi chi phí sản phẩm gọn hơn. Kết nối qua API cho phép mở rộng sang phần mềm khác khi cần. Và với những ngành có BOM, kho, mua hàng, hệ thống có thể cân nhắc cho nhiều loại hình sản xuất.

Đây là những lợi thế của mô hình ERP nói chung. Workit có phát huy được hay không còn tùy cách triển khai và mức độ tham gia của chính doanh nghiệp.

Những điểm doanh nghiệp cần cân nhắc khi triển khai Workit

Bài này không nêu hạn chế cụ thể nào của Workit khi chưa có dữ liệu xác thực. Các điểm dưới đây là những thứ doanh nghiệp nên tự đánh giá với bất kỳ hệ thống ERP nào, Workit cũng không ngoại lệ.

Về quy trình, ERP không tự sửa được cách làm lỏng lẻo. Nếu mỗi tổ làm một kiểu, hãy thống nhất trước rồi mới cấu hình hệ thống. Về độ phức tạp, sản xuất hàng loạt, theo đơn hay theo dự án có yêu cầu rất khác nhau, nên cần mô tả rõ kiểu sản xuất của mình khi làm việc với nhà cung cấp.

Dữ liệu cần chuyển đổi gồm danh mục vật tư, BOM, công nợ, tồn kho đầu kỳ. Chúng phải được làm sạch và chuẩn hóa, và công đoạn này thường tốn thời gian hơn dự kiến. Nhân sự cũng cần sẵn sàng: người ở kho, xưởng, kế toán phải quen nhập liệu đúng lúc. Nếu chỉ vài người dùng hệ thống, dữ liệu sẽ thiếu và hệ thống mất tác dụng.

Với tích hợp, hãy liệt kê từ đầu những phần mềm nào phải giữ lại và dữ liệu nào cần trao đổi giữa chúng. Với tùy chỉnh, càng nhiều thì thời gian triển khai và chi phí bảo trì càng tăng, nên cần tách yêu cầu bắt buộc khỏi yêu cầu chỉ là thói quen. Cuối cùng là đào tạo và triển khai: cần kế hoạch đào tạo, thời gian chạy song song và một người phụ trách phía doanh nghiệp. Dự án ERP thiếu người chịu trách nhiệm nội bộ thường kéo dài.

4. Workit phù hợp với những ngành nghề nào?

Mỗi ngành dưới đây có đặc thù riêng. Phần mô tả nêu những nghiệp vụ Workit có thể hỗ trợ dựa trên các module đã liệt kê. Các yêu cầu đặc thù hơn nên được xác nhận khi demo.

Phần mềm quản lý sản xuất nội thất

Nội thất có nhiều mã sản phẩm, mỗi mã lại có biến thể về chất liệu, màu, kích thước. Nhiều đơn làm theo yêu cầu khách nên giá thành thay đổi theo từng đơn. Cấu trúc sản phẩm nhiều cấp (khung, mặt, phụ kiện) khiến BOM dễ rối nếu quản lý bằng Excel. Với nhóm này, phần mềm quản lý sản xuất nội thất cần xử lý được BOM, kho vật tư và bán thành phẩm, lệnh sản xuất và giá thành theo đơn. Khi demo, hãy thử một sản phẩm có nhiều biến thể để xem hệ thống phản ứng ra sao.

Phần mềm quản lý sản xuất gỗ

Ngành gỗ hao hụt đáng kể ở khâu xẻ, cắt, sấy, còn nguyên liệu thường quản lý theo quy cách. Doanh nghiệp cần theo dõi tồn kho từng loại gỗ, ghi nhận hao hụt so với định mức và tính giá thành cho đúng. Workit có kho nguyên liệu, định mức, giá thành, cùng phần quản lý máy móc và bảo trì cho xưởng. Doanh nghiệp xuất khẩu cần hồ sơ nguồn gốc gỗ thì nên hỏi riêng cách lưu và truy xuất chứng từ trên hệ thống.

Phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng

Gạch, xi măng, bê tông, thép đều có khối lượng lớn, giá nguyên liệu lên xuống và thiết bị chạy liên tục. Kho bãi thường rộng, nhiều điểm xuất hàng. ERP có thể giúp ở mua hàng theo kế hoạch, kiểm soát tồn kho nguyên liệu, theo dõi tài sản và bảo trì máy móc nặng, tính giá thành theo nhóm sản phẩm. Ngành này nên ưu tiên đánh giá kỹ phần bảo trì thiết bị.

Phần mềm quản lý sản xuất bao bì

Xưởng bao bì nhận nhiều đơn nhỏ với quy cách khác nhau: kích thước, số lớp, loại giấy, màng, mực in. Hao hụt khi in, cán, cắt ăn vào biên lợi nhuận, và khách thường cần báo giá nhanh. Phần mềm quản lý sản xuất bao bì Workitcó BOM theo quy cách, mua vật tư, xuất kho theo lệnh sản xuất, giá thành theo đơn. Doanh nghiệp nên hỏi cách hệ thống xử lý đơn lặp lại nhưng đổi nhẹ quy cách.

Phần mềm quản lý sản xuất điện tử

Một sản phẩm điện tử gồm rất nhiều linh kiện, BOM nhiều cấp, và thiết kế có thể đổi giữa các đợt sản xuất. Linh kiện đến từ nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước, nên kế hoạch mua hàng và tồn kho phải khớp nhau. Workit có BOM, kho linh kiện, mua hàng và giá thành. Cần kiểm tra thêm cách hệ thống xử lý nhiều phiên bản BOM, và việc theo dõi theo lô hoặc số serial nếu doanh nghiệp có yêu cầu đó.

Phần mềm quản lý sản xuất ngành nhựa

Nhà máy nhựa dùng hạt nhựa, phụ gia, masterbatch, thường có phế liệu tái sử dụng, và máy ép, máy thổi chạy nhiều ca. Khuôn mẫu là tài sản giá trị cao, cần theo dõi và bảo trì. Workit có kho nguyên liệu, quản lý tài sản và khuôn, lịch bảo trì thiết bị, giá thành sản phẩm. Cách tính hao hụt và phế liệu quay vòng nên được làm rõ với nhà cung cấp trước khi triển khai.

Phần mềm quản lý sản xuất ngành thực phẩm

Thực phẩm gắn với hạn sử dụng, công thức và yêu cầu an toàn thực phẩm. Nguyên liệu dễ hư, nên nhập xuất và tồn kho cần kiểm soát sát. Workit có kho nguyên liệu, định mức theo BOM và giá thành. Các yêu cầu như quản lý theo lô, theo dõi hạn dùng hay truy xuất nguồn gốc nên đưa vào danh sách kiểm tra khi xem giải pháp cho ngành thực phẩm, và hãy yêu cầu demo trên dữ liệu thật.

Phần mềm quản lý sản xuất ngành mỹ phẩm

Mỹ phẩm có công thức theo tỷ lệ thành phần, nhiều SKU nhỏ, bao bì sơ cấp và thứ cấp đi kèm. Mỗi lô cần ghi rõ nguyên liệu đã dùng. Workit quản lý được BOM gồm cả nguyên liệu lẫn bao bì, cùng kho, mua hàng, giá thành. Khâu bán hàng của doanh nghiệp mỹ phẩm thường nằm ở kênh online hoặc cửa hàng với POS, CRM riêng. Workit không thay thế các công cụ đó, và khi cần thì kết nối qua API.

Phần mềm quản lý sản xuất ngành hóa chất

Hóa chất đòi hỏi kiểm soát chặt tỷ lệ pha trộn, điều kiện lưu kho và quy định an toàn. Nhiều doanh nghiệp vừa sản xuất vừa phân phối nên dòng nguyên liệu, thành phẩm khá phức tạp. ERP có thể quản lý công thức dưới dạng định mức, cùng kho, mua hàng, giá thành. Với những yêu cầu đặc thù như phân loại hàng nguy hiểm hay điều kiện bảo quản theo quy định, doanh nghiệp nên hỏi rõ phạm vi của Workit trước khi quyết định.

Phần mềm quản lý sản xuất ngành may mặc

May mặc quản lý theo mã hàng với nhiều size, màu, cùng định mức vải và phụ liệu như chỉ, cúc, khóa, nhãn. Nhiều doanh nghiệp vừa may trực tiếp vừa gia công, nên theo dõi nguyên phụ liệu giữa các bên khá vất vả. Phần mềm quản lý sản xuất ngành may mặc Workit có định mức nguyên phụ liệu, kho, mua hàng, giá thành theo mã hàng. Các nhu cầu sâu hơn, như quản lý chuyền may hoặc năng suất theo công đoạn, cần kiểm tra riêng khi đánh giá.

Phần mềm quản lý sản xuất ngành cơ khí chế tạo

Cơ khí chế tạo thường làm theo đơn hoặc theo dự án. Mỗi sản phẩm một bản vẽ, một BOM, qua nhiều công đoạn như cắt, hàn, gia công, lắp ráp. Giá thành khó ước lượng nếu không ghi đủ vật tư và giờ máy. Phần mềm quản lý sản xuất cơ khí Workit có BOM theo đơn hoặc dự án, kho vật tư, mua hàng, giá thành, cùng quản lý thiết bị và bảo trì máy gia công. Doanh nghiệp nên mô tả kỹ cách mình đang theo dõi tiến độ từng công đoạn để so với thực tế vận hành của hệ thống.

Phần mềm quản lý F&B

Chuỗi nhà hàng, quán cà phê hay bếp trung tâm cần kiểm soát nguyên liệu, định mức từng món, mua hàng và chi phí vốn. Doanh nghiệp đã dùng phần mềm bán hàng tại điểm bán thì có thể kết nối Workit qua API, lấy dữ liệu cho các nghiệp vụ phía sau. Workit phụ trách kho nguyên liệu, mua hàng, định mức, giá thành và kế toán. Mức độ đồng bộ với từng POS cụ thể cần khảo sát trước.

Phần mềm quản lý sản xuất thủy sản

Thủy sản làm việc với nguyên liệu tươi sống hoặc đông lạnh, kho lạnh, và tỷ lệ thu hồi thành phẩm đổi theo mùa vụ, theo lô nguyên liệu. Doanh nghiệp xuất khẩu còn chịu yêu cầu cao về chứng từ và truy xuất. Workit có kho, mua hàng, giá thành, và quản lý các thiết bị như hệ thống cấp đông, kho lạnh qua module tài sản và bảo trì. Trước khi chốt, hãy hỏi rõ cách ghi nhận tỷ lệ thu hồi và truy xuất theo lô.

5. Workit phù hợp với doanh nghiệp nào?

Những nhóm có thể cân nhắc Workit gồm:

• Doanh nghiệp sản xuất cần một hệ thống thống nhất cho nhiều khâu vận hành.
• Doanh nghiệp có nhiều kho, nơi theo dõi tồn kho thủ công dễ lệch.
• Doanh nghiệp có nhiều mã sản phẩm và nhiều biến thể.
• Doanh nghiệp đã có BOM hoặc định mức nhưng chưa gắn với kho và giá thành.
• Doanh nghiệp muốn kiểm soát giá thành sát hơn.
• Doanh nghiệp đang quản lý chủ yếu bằng Excel, gặp tình trạng file trùng lặp và khó đối chiếu.
• Doanh nghiệp có nhiều phòng ban cần chia sẻ dữ liệu.
• Doanh nghiệp muốn chuyển từ các hệ thống rời rạc sang một nền tảng ERP.

Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp quy mô rất nhỏ, quy trình chưa ổn định hoặc chưa có người phụ trách dự án có thể cần thêm thời gian chuẩn bị trước khi đầu tư vào ERP.

6. Có nên lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất Workit?

Workit có thể phù hợp khi doanh nghiệp cần một nền tảng ERP gom sản xuất, kho, mua hàng, tài chính, tài sản và nhân sự vào cùng một hệ thống, đồng thời muốn mở rộng kết nối qua API. Nó không nên được xem là lựa chọn mặc định cho mọi doanh nghiệp, vì mức phù hợp tùy thuộc vào quy trình và quy mô của từng nơi.

Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên làm bốn việc:

• Liệt kê các quy trình quan trọng nhất, chẳng hạn từ đơn hàng đến nhập kho thành phẩm.
• Xác định hệ thống nào phải giữ lại và cần kết nối.
• Đánh dấu những yêu cầu đặc thù theo ngành cần xác nhận riêng.
• Hỏi về lộ trình triển khai, đào tạo và hỗ trợ sau khi đưa hệ thống vào chạy.

Quá trình đánh giá nên có ban giám đốc, quản lý sản xuất, kho, mua hàng, kế toán và bộ phận IT cùng tham gia. Mỗi bộ phận thấy một loại rủi ro khác nhau. Nếu chỉ một phòng ban quyết định, về sau hệ thống dễ thiếu người dùng thật.

Khi demo, hãy yêu cầu chạy một quy trình thực bằng dữ liệu gần với dữ liệu của mình: một sản phẩm có BOM nhiều cấp, một đợt mua nguyên liệu, một lệnh sản xuất có hao hụt, một kỳ tính giá thành. Cách này lộ giới hạn của hệ thống nhanh hơn việc đọc danh sách tính năng.

7. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Workit có quản lý được BOM và giá thành không?

Có. Workit có module quản lý BOM/định mức và giá thành. Phương pháp tính giá thành cụ thể nên được xác nhận với nhà cung cấp trước khi triển khai.

Workit có thể kết nối với phần mềm đang dùng không?

Workit hỗ trợ kết nối với hệ thống bên ngoài qua API. Phạm vi dữ liệu và chi phí xây dựng kết nối phụ thuộc vào hệ thống cần tích hợp.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?

Chuẩn hóa danh mục vật tư và BOM, thống nhất quy trình giữa các bộ phận, chỉ định người phụ trách dự án và lên kế hoạch đào tạo người dùng.

8. Kết luận

Workit là nền tảng ERP cho quản trị sản xuất và vận hành, gồm các module sản xuất, kho, mua hàng, BOM, giá thành, tài chính kế toán, tài sản, bảo trì và nhân sự. Nhờ kết nối API, Workit làm việc được cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang dùng, và về nguyên tắc có thể áp dụng cho nhiều ngành, từ nội thất, gỗ, nhựa đến thực phẩm, thủy sản.

Để chọn được phần mềm phù hợp từ những phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường, danh sách tính năng chỉ là điểm xuất phát. Quan trọng hơn là hệ thống chạy ra sao trên quy trình thật, và doanh nghiệp đã chuẩn bị đến đâu về dữ liệu, con người, quy trình.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu Workit và các giải pháp quản lý sản xuất theo từng ngành để đánh giá mức độ phù hợp với nhu cầu thực tế.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam